Kurzfassung:
- ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
- Das Format kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei: Mensch und Maschine lesen dieselbe Rechnung
- Für die gesetzliche E-Rechnungspflicht ist mindestens das Profil EN 16931 nötig; BASIC und BASIC WL reichen nicht aus
- ZUGFeRD (B2B) und XRechnung (Behörden) erfüllen beide den EU-Standard EN 16931 und gelten als gültige E-Rechnung nach deutschem Recht
- Empfangspflicht seit Januar 2025 für alle B2B-Unternehmen; Versandpflicht ab 2027 (Umsatz über 800.000 €) und ab 2028 für alle
Wenn Sie gerade eine Rechnung geöffnet haben und sich fragen, was „ZUGFeRD“ auf dem Anhang bedeutet, sind Sie nicht allein. Das Kürzel taucht seit einigen Jahren in Buchhaltungsprogrammen, Lieferantenportalen und Gesetzestexten auf und hat mit der neuen E-Rechnungspflicht in Deutschland deutlich an Bedeutung gewonnen. Dieser Artikel erklärt, was hinter dem Namen steckt, wie das Format technisch aufgebaut ist, welches Profil für Ihren Betrieb passt und was jetzt konkret zu tun ist.
Was steckt hinter dem Kürzel ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Herausgeberkonsortium ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD: ein Zusammenschluss aus Verbänden, Softwareherstellern und Behörden, der den Standard seit 2012 entwickelt und fortschreibt. Die ungewöhnliche Schreibweise mit großem „F“ in der Mitte ist das offizielle Erscheinungsbild; im Netz begegnen Ihnen auch die Varianten „ZUGFERD“ oder „Zugferd“.
Die erste öffentliche Version erschien 2014. ZUGFeRD 2.x, das seit 2019 gilt, brachte die vollständige Angleichung an den europäischen Rechnungsstandard EN 16931. Technisch ist ZUGFeRD 2.x identisch mit dem französischen Factur-X-Format: Beide nutzen dieselbe XML-Datei, dieselben Profile und dieselbe Verpackung als PDF. Der unterschiedliche Name ist historisch bedingt, beide Begriffe bezeichnen heute dasselbe Format.
DigiBasiX erzeugt ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen direkt aus dem System und liest eingehende ZUGFeRD-Dateien aus. Wie das im Tagesgeschäft konkret aussieht, zeigt die Demo am Ende dieses Artikels.
Wie ist ein ZUGFeRD-Dokument technisch aufgebaut?
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei namens factur-x.xml. Das PDF zeigt die Rechnung am Bildschirm so, wie Sie es kennen. Das XML enthält dieselben Rechnungsdaten ein zweites Mal: strukturiert, maschinenlesbar, direkt verarbeitbar durch Buchhaltungssoftware.
Die praktische Stärke dieses Hybridkonzepts: Wer noch keine vollautomatische Verarbeitung hat, öffnet das PDF wie jede andere Rechnung und bucht manuell. Wer die Automatisierung einschaltet, lässt die Software das XML auslesen und übernimmt Belegnummer, Betrag, Steuersatz und Zahlungsziel ohne Tipparbeit. Beide Wege funktionieren mit derselben Datei.
Für einen Betrieb mit mehreren Dutzend Mitarbeitenden bedeutet das: Die Lieferantenrechnung, die als ZUGFeRD-Datei ankommt, lässt sich sofort an das Steuerbüro weiterleiten und gleichzeitig von der eigenen Software verarbeiten. Kein zweites Format, keine Umwandlung, kein doppeltes Eintippen.
DigiBasiX liest die XML-Schicht eingehender ZUGFeRD-Rechnungen aus und übernimmt die Daten in den Eingangsrechnungs-Workflow. Das manuelles Abtippen von Rechnungspositionen entfällt damit auf beiden Seiten.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es und welches passt für meinen Betrieb?
ZUGFeRD 2.x definiert fünf Profile, die sich im Umfang der maschinenlesbaren Pflichtfelder unterscheiden. Für die neue deutsche E-Rechnungspflicht muss die Rechnung mindestens das Profil EN 16931 erfüllen. Die Profile MINIMUM, BASIC WL und BASIC reichen dafür nicht aus.
| Profil | Was es enthält | Erfüllt EN 16931? | |—|—|—| | MINIMUM | Reduzierter Pflichtkern, kein vollständiges Rechnungsbild im XML | Nein | | BASIC WL | Vollständige Kopf- und Fußdaten, keine Einzelpositionen | Nein | | BASIC | Vollständige Positionen mit Einzelpreisen | Nein | | EN 16931 | Entspricht dem EU-Standard vollständig | Ja | | EXTENDED | Zusätzliche Felder für komplexe Fälle, abwärtskompatibel zu EN 16931 | Ja |
Für die meisten KMU im B2B-Bereich ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl. Das Profil EXTENDED bietet mehr Felder für Spezialfälle, ist aber aufwändiger einzurichten. Welches Profil im konkreten Setup sinnvoll ist, klärt sich im Einführungsprojekt gemeinsam mit dem Steuerbüro.
Ein häufiger Irrtum: Wer ZUGFeRD bereits im Einsatz hat, aber noch auf einem älteren System oder einem schwächeren Profil arbeitet, hat das Thema noch nicht erledigt. Das Profil ist entscheidend, nicht nur das Format.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide Formate basieren auf dem EU-Standard EN 16931 und gelten nach deutschem Recht als gültige E-Rechnung. Der Unterschied liegt im Aufbau: XRechnung ist reines XML ohne beigelegtes PDF. ZUGFeRD kombiniert beides in einer Datei.
Im öffentlichen Auftragswesen (B2G) ist XRechnung weitgehend verpflichtend. Wer Rechnungen an Bundesbehörden, Länder oder Kommunen stellt, sollte die Formatanforderung bei der jeweiligen Vergabestelle prüfen. Manche Stellen akzeptieren ZUGFeRD EN 16931 oder EXTENDED, weil die Formate technisch kompatibel sind. Im privaten B2B-Bereich ist ZUGFeRD weit verbreitet, weil das mitgelieferte PDF die Einführungshürde für alle Beteiligten senkt: Auch ein Empfänger ohne automatisierte Verarbeitung kann die Rechnung sofort lesen.
DigiBasiX unterstützt beide Formate. Welches im konkreten Fall passt, ergibt sich aus den Anforderungen des Kunden oder der Behörde, nicht aus einer pauschalen Empfehlung.
Wer muss ab wann ZUGFeRD oder eine andere E-Rechnung versenden?
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland. Das bedeutet: Wer heute noch keine ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien technisch entgegennehmen kann, hat eine gesetzliche Pflicht bereits nicht erfüllt.
Die Versandpflicht ist gestaffelt. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im B2B-Bereich. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Versandpflicht ausgenommen, müssen aber weiterhin empfangen können.
Der Vorlauf für die Umstellung wird in der Praxis häufig unterschätzt. Software auswählen und einrichten, das Steuerbüro einbinden, Ausgangsrechnungen auf das neue Format umstellen, Eingangsrechnungen aus verschiedenen Quellen in einen Workflow überführen: Das sind keine halbtägigen Aufgaben. Wer 2027 als Starttermin hat, sollte 2026 einrichten, testen und im Echtbetrieb einfahren.
Muss ich als KMU jetzt handeln?
Wenn Ihr Betrieb im B2B-Bereich umsatzsteuerpflichtig ist, lautet die Antwort: ja, für den Empfang sofort. Für den Versand hängt es vom Jahresumsatz ab.
Konkret bedeutet das für eine kaufmännische Leitung: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien entgegennehmen und korrekt verarbeiten kann. Prüfen Sie, ob das Profil der eingehenden Rechnungen (BASIC, EN 16931 oder anderes) für Ihre Buchungsabläufe passt. Klären Sie mit dem Steuerbüro, wie die Belegübergabe künftig aussehen soll, damit keine Doppelarbeit entsteht.
DigiBasiX arbeitet als Vorstufe zu DATEV: Es strukturiert Belege, Freigaben und Übergabedaten so vor, dass die Kanzlei alles in gewohnter Form bekommt. Die Umstellung auf ZUGFeRD ändert die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro nicht. Sie macht die Übergabe strukturierter und spart Zeit auf beiden Seiten.
Einen Überblick über die Module und den Einführungsablauf finden Sie auf der DigiBasiX-Produktseite. Die begleitete Einführung, inklusive Einrichten der ZUGFeRD-Ausgabe und des Eingangsrechnungs-Workflows, dauert Tage, nicht Monate.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung in einem normalen PDF-Viewer öffnen?
Ja. Das PDF öffnet sich in jedem PDF-Programm wie gewohnt. Die eingebettete XML-Datei liegt unsichtbar im Hintergrund und stört nicht. Erst wenn die Buchhaltungssoftware die XML-Schicht aktiv auswertet, wird aus dem einfachen Öffnen ein automatisierter Verarbeitungsschritt.
Reicht ZUGFeRD BASIC für die E-Rechnungspflicht ab 2027?
Nein. Für die gesetzliche Pflicht muss die Rechnung den EU-Standard EN 16931 erfüllen. ZUGFeRD BASIC und BASIC WL tun das nicht. Die Pflicht erfüllen sicher das Profil EN 16931, das Profil EXTENDED sowie XRechnung.
Gilt ZUGFeRD auch für Rechnungen an Behörden?
Im Regelfall verlangen Bundesbehörden und viele Landesstellen XRechnung. Manche Stellen akzeptieren ZUGFeRD EN 16931 oder EXTENDED, weil die Formate technisch kompatibel sind. Die konkrete Anforderung gibt die jeweilige Vergabestelle vor.
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Technisch ja. ZUGFeRD 2.x und das französische Factur-X sind identische Formate. Die eingebettete XML-Datei heißt in beiden Fällen factur-x.xml und folgt denselben Profilstrukturen. Beide Begriffe bezeichnen heute dasselbe Format; der unterschiedliche Name ist historisch bedingt.
Muss ich meinen Kunden ankündigen, dass ich künftig ZUGFeRD-Rechnungen schicke?
Das Gesetz schreibt keine formelle Ankündigung vor. Praktisch empfiehlt sich ein kurzer Hinweis, damit der Kunde sein System vorbereiten kann. Wer auf ZUGFeRD EN 16931 umstellt, liefert dem Kunden gleichzeitig ein lesbares PDF, sodass der Übergang in aller Regel ohne Rückfragen verläuft.
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Redaktioneller Hinweis: Entwurf mit KI-Unterstützung, fachliche Prüfung und Freigabe vor Veröffentlichung durch die Redaktion. Verantwortlich für den Inhalt: Michael Raabe (siehe Impressum). Kein Ersatz für steuerliche oder rechtliche Beratung.