E-Rechnung
E-Rechnung in DigiBasiX — XRechnung und ZUGFeRD aus dem Rechnungsprozess Ihres ERP/CRM.
DigiBasiX ist Ihr vollständiges ERP/CRM für den deutschen Mittelstand — von der Kundenanfrage bis zur Steuerberater-Übergabe. E-Rechnung (XRechnung + ZUGFeRD) ist ein integrierter Schritt im Rechnungsprozess, der genau dort entsteht, wo Kontakt, Auftrag und Buchhaltung ohnehin zusammenlaufen — kein separates Tool, kein Medienbruch, kein Spezialwissen nötig. Mehr zum kompletten Funktionsumfang: ERP-Software für den Mittelstand.
Factur-X / ZUGFeRD · XRechnung CII · XML-Import eingehender E-Rechnungen · Vorprüfung vor Ausgabe
v5-Frame
Warum E-Rechnung in einem ERP läuft — nicht in einem Extra-Tool
Eine E-Rechnung ist kein eigenständiges Dokument, sondern das letzte Glied einer Kette aus Kontakt, Angebot, Auftrag, Leistung und Rechnung. In einem reinen E-Rechnungs-Tool fehlen die ersten vier Glieder — die Daten müssen aus CRM, Auftragsverwaltung und Buchhaltung manuell zusammengezogen werden.
DigiBasiX verbindet alle Schritte in einem ERP/CRM für den deutschen Mittelstand: CRM-Kontakt → Angebot → Auftrag → Rechnung → E-Rechnung im richtigen Format. Kein Datenwechsel, keine doppelte Pflege, keine Tool-Inkompatibilitäten. DATEV-Übergabe an den Steuerberater inklusive.
Was ist eine E-Rechnung
Was eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung unterscheidet.
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei mit einem anderen Namen. Sie enthält strukturierte Daten im XML-Format — Daten, die empfangende Systeme direkt auslesen und weiterverarbeiten können. Das unterscheidet sie grundlegend von einer klassischen PDF-Rechnung, die für Menschen lesbar, für Softwaresysteme aber nicht direkt verarbeitbar ist.
Beim Format Factur-X / ZUGFeRD ist das XML in eine PDF-Datei eingebettet: Das Dokument ist für Menschen lesbar und gleichzeitig maschinenlesbar. XRechnung hingegen ist ein reines XML-Format ohne eingebettete PDF — es wird nur eingesetzt, wenn der Empfänger dieses Format ausdrücklich verlangt.
Das Modul in DigiBasiX erzeugt E-Rechnungen als zusätzlichen Schritt in Ihrem bestehenden Prozess. Spezialwissen zu E-Rechnungsstandards ist für die Nutzung nicht erforderlich.
Das Wichtigste im Überblick
- XRechnung und ZUGFeRD entstehen direkt aus der Rechnung in DigiBasiX
- Factur-X / ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML — Profil Basic oder Extended
- XRechnung CII: nur auf ausdrückliche Anforderung des Empfängers
- Vorprüfung kontrolliert Stamm- und Positionsdaten vor der Ausgabe
- Eingehende XML-E-Rechnungen werden importiert — kein OCR, kein Scan
- Für PDF- und Scan-Rechnungen: Eingangsrechnungs-Modul mit OCR
Formate und Profile
Drei Formate — welches passt, bestimmt der Empfänger.
Das Modul unterstützt die gängigen Formate für B2B und öffentliche Auftraggeber. Welches Format das richtige ist, hängt vom Empfänger ab — nicht von Ihrer Präferenz.
Standard
Factur-X / ZUGFeRD
Hybrides Format: XML wird in die PDF-Datei eingebettet. Das Dokument ist für Menschen lesbar und für Systeme maschinenlesbar. Unterstützte Profile: Basic und Extended. Extended ist für den regulären B2B-Betrieb die empfohlene Wahl.
Öffentliche Auftraggeber
XRechnung CII
Reines XML-Format ohne eingebettete PDF. XRechnung wird nur eingesetzt, wenn der Empfänger dieses Format ausdrücklich verlangt — relevant vor allem im Kontext öffentlicher Auftraggeber und bestimmter Beschaffungsprozesse.
Empfang
Eingehende E-Rechnungen importieren
XML-Dateien (XRechnung, ZUGFeRD) werden aus einem definierten Ablageort eingelesen, in einer Liste angezeigt, geprüft, einem Geschäftspartner zugewiesen und kontrolliert abgeschlossen. Kein vollautomatischer Prozess — jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
Wie es funktioniert
Rechnung erstellen, Vorprüfung durchlaufen, E-Rechnung ausgeben.
Das Modul fügt sich als Schritt in den bestehenden Rechnungsablauf ein — kein separates System, kein Neuanlegen von Daten.
Vorbereitung
Rechnung erstellen
Rechnung in DigiBasiX anlegen und in den finalen Status überführen. Stammdaten, Empfängerangaben und Zahlungsdaten müssen vollständig gepflegt sein.
Kontrolle
Vorprüfung auswerten
Das Modul prüft vor der Ausgabe, ob alle relevanten Angaben vorhanden sind — Empfängerdaten, Adressangaben, Zahlungsdaten, Positionsdaten, steuerliche Zusatzangaben. Hinweise werden angezeigt, bevor die Rechnung ausgegeben wird.
Ausgabe
E-Rechnung erzeugen
Format wählen (Factur-X / ZUGFeRD oder XRechnung CII) und E-Rechnung ausgeben. Die erzeugte Datei ist im Bereich der verknüpften Dokumente der Rechnung sichtbar.
Empfang
Eingehende XML-Rechnungen importieren
Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten werden als XML-Datei importiert — kein OCR, kein Scan. Prüfung, Geschäftspartnerzuordnung und Abschluss erfolgen kontrolliert durch den Bearbeitenden.
Modulabgrenzung
E-Rechnung oder Eingangsrechnungen? Zwei verschiedene Module.
Das Eingangsformat entscheidet, welches Modul zuständig ist: XML-Rechnungen werden hier verarbeitet, PDF- und Scan-Rechnungen im Eingangsrechnungs-Modul.
Dieses Modul
E-Rechnung — XML-Import und Ausgabe
- Eingangsformat: XML (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X)
- Verarbeitung: strukturierter XML-Import
- Kein OCR — die Daten stehen direkt im XML
- Ergebnis: importierte XML-Rechnung im System
- Ausgabe: XRechnung CII, ZUGFeRD Basic/Extended
Das andere Modul
Eingangsrechnungen — OCR für PDF und Scan
- Eingangsformat: PDF, Scan, Bilddatei
- Verarbeitung: OCR-gestützte Datenerkennung
- Kein XML-Import — keine strukturierten Daten im Dokument
- Ergebnis: Lieferantenrechnung als Entwurf zur Prüfung
- Freigabe durch einen Menschen ist verbindlicher Schritt
Eingebunden in den Prozess
E-Rechnung läuft mit CRM, Aufträgen, DATEV und Dokumentenmanagement im selben ERP.
Kontakte, Angebote, Aufträge, Ausgangsrechnungen, Zahlungsabgleich und Dokumentenablage laufen in DigiBasiX in einem System — ohne Datenwechsel zwischen Modulen. E-Rechnung ist dabei ein Baustein des vollständigen ERP/CRM, nicht ein isoliertes Spezial-Tool. Genau das macht den Unterschied zu reinen Buchhaltungstools wie Lexoffice oder sevDesk.
Eingangsrechnungen
PDF- und Scan-Rechnungen von Lieferanten — OCR-gestützte Erfassung, fachliche Prüfung, Freigabe. Das komplementäre Modul zu E-Rechnung.
Eingangsrechnungen →DATEV-nahe Übergabe
Ausgangsrechnungen exportieren, an Steuerberater oder interne Buchhaltung übergeben — als ZIP oder über DATEV Belegtransfer.
DATEV-nahe Übergabe →Dokumentenmanagement
Erzeugte und importierte E-Rechnungsdateien werden dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und sind zentral abrufbar.
Dokumentenmanagement →Häufige Fragen
Häufige Fragen zur E-Rechnung in DigiBasiX.
Ist DigiBasiX nur eine E-Rechnungs-Software?
Nein — DigiBasiX ist ein vollständiges ERP/CRM für den deutschen Mittelstand. E-Rechnung ist ein integrierter Baustein neben CRM, Vertrieb, Auftragsmanagement, Eingangsrechnungen mit OCR, DATEV-Übergabe, Mahnwesen, Zeiterfassung, Projektmanagement und Dokumentenmanagement — alles in einem System auf Dolibarr-Basis, gehostet in Deutschland. Einen Überblick über alle Module finden Sie unter ERP-Software für den Mittelstand.
Welche Formate werden unterstützt?
DigiBasiX unterstützt Factur-X / ZUGFeRD (Profile Basic und Extended) sowie XRechnung CII. Factur-X / ZUGFeRD Extended ist für den regulären B2B-Betrieb die empfohlene Wahl. XRechnung CII wird nur eingesetzt, wenn der Empfänger dieses Format ausdrücklich verlangt — zum Beispiel bei öffentlichen Auftraggebern.
Was ist der Unterschied zwischen einem Format und einem Profil?
Das Format beschreibt, wie die Datei aufgebaut ist: Factur-X / ZUGFeRD ist ein hybrides PDF mit eingebettetem XML, XRechnung ist ein reines XML-Dokument. Das Profil beschreibt, wie viele und welche Pflichtfelder die XML-Struktur enthält: Basic ist schlanker, Extended enthält mehr Pflichtangaben für komplexere Anwendungsfälle.
Kann ich auch eingehende E-Rechnungen von Lieferanten verarbeiten?
Ja — das Modul unterstützt den Import eingehender XML-E-Rechnungen. XML-Dateien werden aus einem definierten Ablageort eingelesen, in einer Liste angezeigt, geprüft und einem Geschäftspartner zugewiesen. Der Import ist kein automatischer Hintergrundprozess — er wird aktiv ausgelöst und kontrolliert abgeschlossen. Wichtig: PDF- und Scan-Rechnungen gehören nicht hierher. Sie werden über das Eingangsrechnungs-Modul mit OCR verarbeitet.
Wann kann ich eine E-Rechnung erzeugen?
Eine E-Rechnung kann erst erzeugt werden, wenn die Rechnung die Entwurfsphase verlassen hat, alle erforderlichen Angaben vollständig gepflegt sind und eine PDF-Datei bereits erzeugt wurde. Das Modul prüft diese Voraussetzungen und gibt Hinweise, wenn Angaben fehlen.
Deckt das Modul alle Sonderfälle des E-Rechnungsstandards ab?
Das Modul ist für Standardfälle im regulären Geschäftsbetrieb ausgelegt und dort belastbar einsetzbar. Spezifische Sonderfälle, Branchenanforderungen oder komplexe steuerliche Konstellationen erfordern fachliche Prüfung. Das Modul ersetzt keine buchhalterische oder steuerliche Beratung.
Gilt die E-Rechnungspflicht bereits für mein Unternehmen?
Beides ist möglich. Die E-Rechnungspflicht betrifft B2B-Umsätze zwischen deutschen Unternehmen schrittweise ab 2025. Darüber hinaus verlangen öffentliche Auftraggeber in vielen Fällen bereits heute XRechnung. DigiBasiX unterstützt beides — sprechen Sie im Demo-Termin an, welche Pflicht für Ihr Unternehmen bereits gilt.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Ab 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das Versenden ist gestaffelt: bis Ende 2026 optional, ab 2027 verpflichtend für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Alle Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen zu anderen deutschen Unternehmen (B2B). Ausgenommen sind Privatkundengeschäfte (B2C) und Rechnungen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen).
Was passiert wenn ich noch keine E-Rechnungen empfangen kann?
Seit Januar 2025 müssen Sie als Empfänger technisch in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Lieferanten können Ihnen rechtsgültig nur noch E-Rechnungen senden. Wer nicht vorbereitet ist, riskiert Verarbeitungsprobleme auf beiden Seiten.
Jetzt starten
E-Rechnung in der Praxis sehen.
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie E-Rechnungen in DigiBasiX erzeugt werden, wie die Vorprüfung funktioniert und wie eingehende XML-Rechnungen importiert werden. Dauer: ca. 30 Minuten, auf Ihren Betrieb abgestimmt.
Weiterführend: ERP-Software Mittelstand (Übersicht) · Eingangsrechnungen (OCR) · Kontoabgleich · DATEV-nahe Übergabe · Dokumentenmanagement · Warum DigiBasiX