Dokumentenmanagement
Belege zentral ablegen und schnell finden. Im Kontext der Vorgänge.
Das Dokumentenmanagement in DigiBasiX ist der Ablageort, an dem kaufmännische Prozesse enden. Rechnungen, Belege und Geschäftsbriefe werden nicht isoliert in Ordnern abgelegt — sie sind mit Vorgängen, Rechnungen und Geschäftspartnern verknüpft.
Vorgangsverknüpfung · Rollen und Rechte · Dolibarr DMS/ECM-Basis · Hosting in Deutschland
Was das Dokumentenmanagement ist
Kein isoliertes DMS. Der Ablageort für kaufmännische Kernprozesse.
Das Dokumentenmanagement in DigiBasiX baut auf der DMS/ECM-Grundlage von Dolibarr auf und ist in den kaufmännischen Gesamtprozess eingebunden. Es ist kein Enterprise-DMS mit Versionierung, Workflows und Archivierungspflichten für regulierte Branchen — es ist ein strukturiertes Ablage- und Zugangssystem für kaufmännische Kerndokumente.
Dokumente sind nicht isoliert in Ordnern abgelegt. Sie sind mit den Vorgängen, Rechnungen und Geschäftspartnern verknüpft, zu denen sie gehören. Wer den Beleg zu einer bestimmten Lieferantenrechnung sucht, findet ihn über den Vorgang — nicht über eine allgemeine Ordnerstruktur.
Die Qualität der Ablage und Auffindbarkeit hängt davon ab, wie konsequent Dokumente im laufenden Betrieb dem richtigen Kontext zugeordnet werden. Das Dokumentenmanagement unterstützt diesen Prozess — es ersetzt ihn nicht.
Welche Dokumente eingebunden werden
- Lieferantenrechnungen — nach Prüfung und Freigabe automatisch abgelegt
- Ausgangsrechnungen — in DigiBasiX erstellte Rechnungen an Kunden
- E-Rechnungen — erzeugte oder importierte XML-Dateien im Bereich der verknüpften Dokumente
- Geschäftsbriefe — direkt in DigiBasiX erstellte Korrespondenz
- Weitere Belege — können manuell hochgeladen und verknüpft werden
Was es leistet
Ablage im Kontext. Zugriff geregelt. Auffindbar über den Vorgang.
Drei Kernmodule, die kaufmännische Arbeit strukturieren — ohne separates Dokumentensystem parallel führen zu müssen.
Ablage
Vorgangsverknüpfte Dokumente
Dokumente aus DigiBasiX-Prozessen werden automatisch dem zugehörigen Vorgang zugeordnet. Manuell hochgeladene Belege lassen sich dem gewünschten Kontext zuweisen — Rechnung, Lieferant oder Vorgang. Keine Ordnerstruktur ohne Zusammenhang.
Zugriff
Rollen und Rechte
Der Zugriff auf Dokumente ist über Rollen und Rechte geregelt. Nicht jeder Nutzer sieht alle Dokumente. Zugriffsrechte lassen sich dem Aufgabenbereich entsprechend konfigurieren — Buchhaltung, Einkauf, Geschäftsführung.
Auffindbarkeit
Suche über Vorgang und Partner
Dokumente werden über den Vorgang, den Geschäftspartner oder die zugehörige Rechnung gefunden — nicht über eine allgemeine Ordnerstruktur. Bei der DATEV-nahen Übergabe ist die Belegbasis strukturiert zusammengestellt, ohne manuelles Zusammensuchen aus verschiedenen Quellen.
Wie Dokumente entstehen
Jedes Modul endet mit einem abgelegten Dokument.
Das Dokumentenmanagement ist kein Eingangsprozess, sondern der Ablageort, an dem andere Prozesse enden.
Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnung nach Freigabe
Eingangsrechnungen werden per OCR erfasst, fachlich geprüft und durch einen Menschen freigegeben. Nach Freigabe wird die Lieferantenrechnung im Dokumentenmanagement abgelegt — dem Lieferanten und dem Vorgang zugeordnet.
E-Rechnungen
XML-Dateien im Bereich der Rechnung
Erzeugte oder importierte E-Rechnungsdateien (XRechnung, ZUGFeRD) sind im Bereich der verknüpften Dokumente der zugehörigen Rechnung sichtbar. Das Dokumentenmanagement führt selbst keinen XML-Import durch.
Kontoabgleich
Belege und Zahlungen verknüpft
Nach dem Abgleich sind Belege und Zahlungsvorgänge einander zugeordnet. Der Beleg zu einer bestimmten Zahlung findet sich über den abgeglichenen Vorgang — ohne Suche in mehreren Ablagen.
Übergabe
Strukturierte Basis für den Steuerberater
Wer Dokumente konsequent dem richtigen Vorgang zuordnet, hat bei der DATEV-nahen Übergabe eine vollständige Belegbasis — ohne manuelles Zusammensuchen aus E-Mail, Ordner und System.
Eingebunden in den Prozess
Die Module, die im Dokumentenmanagement enden.
Eingangsrechnungen, E-Rechnung, Kontoabgleich und DATEV-nahe Übergabe erzeugen alle Dokumente, die im Dokumentenmanagement abgelegt werden.
Eingangsrechnungen
OCR-gestützte Erfassung, fachliche Prüfung, Freigabe. Nach Freigabe landet die Lieferantenrechnung im Dokumentenmanagement — verknüpft mit Lieferant und Vorgang.
Eingangsrechnungen →E-Rechnung
Erzeugte und importierte E-Rechnungsdateien (XRechnung, ZUGFeRD) sind im Bereich der verknüpften Dokumente der jeweiligen Rechnung sichtbar.
E-Rechnung →DATEV-nahe Übergabe
Strukturierte Belegbasis im Dokumentenmanagement bedeutet: weniger manuelles Zusammensuchen vor der Übergabe an Steuerberater oder Buchhaltung.
DATEV-nahe Übergabe →Häufige Fragen
Was Unternehmen zum Dokumentenmanagement fragen.
Ist das Dokumentenmanagement ein eigenständiges DMS?
Nein. Das Dokumentenmanagement in DigiBasiX baut auf der DMS/ECM-Grundlage von Dolibarr auf und ist in den kaufmännischen Gesamtprozess eingebunden. Es ist kein Enterprise-DMS mit Versionierung, Workflows und Archivierungspflichten für regulierte Branchen — der Fokus liegt auf dokumentennaher Unterstützung kaufmännischer Kernprozesse.
Werden Dokumente automatisch abgelegt?
Dokumente, die aus DigiBasiX-Prozessen entstehen — wie freigegebene Lieferantenrechnungen oder erzeugte E-Rechnungen — werden automatisch dem zugehörigen Vorgang zugeordnet. Manuell hochgeladene Dokumente müssen manuell dem gewünschten Kontext zugeordnet werden.
Kann ich externe Belege manuell hochladen?
Ja. Weitere Belege können manuell hochgeladen und einem Vorgang, einer Rechnung oder einem Geschäftspartner zugeordnet werden. Die Auffindbarkeit hängt davon ab, wie konsequent diese Zuordnung im laufenden Betrieb vorgenommen wird.
Wer darf welche Dokumente sehen?
Der Zugriff auf Dokumente ist über Rollen und Rechte geregelt. Nicht jeder Nutzer sieht alle Dokumente. Zugriffsrechte lassen sich dem Aufgabenbereich entsprechend konfigurieren — zum Beispiel getrennte Zugriffsprofile für Buchhaltung, Einkauf und Geschäftsführung.
Ist das Dokumentenmanagement DSGVO-konform?
DigiBasiX wird in Deutschland gehostet. Das System arbeitet mit klar geregelten Rollen und Rechten, nachvollziehbaren Datenflüssen und einer Open-Source-Basis, deren Technologie einsehbar ist. Für eine rechtliche Einschätzung zur DSGVO-Konformität im konkreten Unternehmenskontext empfehlen wir die Einbindung eines Datenschutzbeauftragten.
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Weiterführend: Eingangsrechnungen · E-Rechnung · Kontoabgleich · DATEV-nahe Übergabe · Warum DigiBasiX