DATEV & Buchhaltung
Belege aufbereiten, exportieren und an den Steuerberater übergeben.
DigiBasiX übernimmt den vorgelagerten Schritt: Ausgangs- und Eingangsrechnungen strukturiert erfassen, prüfen, abgleichen und in einem Format übergeben, das Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltung direkt weiterverarbeiten kann: per ZIP oder DATEV Belegtransfer.
CSV-Buchungsstapel im EXTF-Format · XML-ZIP mit optionalen Rechnungs-PDFs · getrennte Exporte für Kunden- und Lieferantenrechnungen · DATEV Belegtransfer · Hosting in Deutschland
Was DigiBasiX übernimmt
DigiBasiX bereitet DATEV-nah vor. Die Verbuchung bleibt beim Steuerberater.
DigiBasiX ist kein Buchführungssystem und kein DATEV-Ersatz. Der Prozess in DigiBasiX endet mit der strukturierten Übergabe: Belege vollständig, korrekt zugeordnet, in einem Format, das Ihr Steuerberater oder Ihre interne Buchhaltung direkt weiterverarbeiten kann.
Die eigentliche Verbuchung, steuerliche Bewertung und Buchführung erfolgen außerhalb von DigiBasiX: in DATEV beim Steuerberater oder in der internen Buchhaltungsabteilung. Diese Abgrenzung ist wichtig: DigiBasiX ist der vorgelagerte Strukturierungsschritt, nicht die Buchhaltungssoftware selbst.
Je strukturierter die vorgelagerten Schritte (Eingangsrechnungserfassung, Kontoabgleich, Belegablage), desto weniger Rückfragen entstehen beim Steuerberater oder in der Buchhaltung.
DigiBasiX übernimmt
- Ausgangsrechnungen strukturiert erfassen und exportieren
- Eingangsrechnungen erfassen, prüfen, freigeben und übergeben
- Kontoabgleich: Zahlungen den Rechnungen zuordnen
- Kunden- und Lieferantenrechnungen getrennt auswählen und exportieren
- CSV-Buchungsstapel im EXTF-Format oder XML-ZIP mit Rechnungsdaten und optional vorhandenen PDFs
- Übergabe per ZIP-Archiv oder DATEV Belegtransfer
Bleibt beim Steuerberater
- Verbuchung in DATEV
- Steuerliche Bewertung
- Eigentliche Buchführung
Export und Übergabe
Welches Format passt, hängt von Ihrem Steuerberater ab.
Kundenrechnungen (Ausgangsrechnungen) und Lieferantenrechnungen (Eingangsrechnungen) wählen und exportieren Sie getrennt. Für beide Rechnungsarten stehen CSV- und XML-Export bereit. Format und Übergabeweg stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Exportformat
CSV
Der CSV-Export erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format mit Buchungszeilen. Kunden- und Lieferantenrechnungen können getrennt ausgewählt und exportiert werden. Rechnungs-PDFs sind in der CSV nicht enthalten. Die Exportparameter stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Exportformat
XML + PDF
Der XML-Export erzeugt ein ZIP-Paket mit document.xml als Indexdatei und je verarbeiteter Rechnung einer Rechnungsdaten_*.xml-Datei. Eine passende Rechnungs-PDF wird beigefügt, sofern sie vorhanden ist. Kunden- und Lieferantenrechnungen werden getrennt ausgewählt und exportiert.
Übergabewege
ZIP-Archiv oder DATEV Belegtransfer
Die erzeugten CSV- und ZIP-Dateien liegen im Dokumentenbereich im Ordner DATEV Export. Das ZIP-Paket können Sie Ihrer Steuerkanzlei übergeben oder über DATEV Belegtransfer übertragen. Den Empfangsweg stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.
Wie es funktioniert
Erfassen. Prüfen. Abgleichen. Übergeben.
Die DATEV-nahe Übergabe ist der letzte Schritt eines strukturierten Prozesses, nicht der erste. Was vorher passiert, bestimmt die Belegqualität.
Erfassung
Belege erfassen
Ausgangsrechnungen werden in DigiBasiX erstellt. Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Upload oder Scan: die automatische Eingangsrechnungserfassung erzeugt eine Lieferantenrechnung als Entwurf, der Entwurf wird geprüft. Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege.
Prüfung
Lieferantenrechnungen freigeben
Jede Lieferantenrechnung wird fachlich geprüft und durch einen Menschen freigegeben. Erst freigegebene Belege fließen in die Buchhaltungsvorbereitung ein: kein automatischer Durchlauf ohne menschliche Kontrolle.
Abgleich
Zahlungen zuordnen
Bankdaten per CSV oder CAMT importieren. Zahlungseingänge werden Ausgangsrechnungen zugeordnet, Zahlungsausgänge den freigegebenen Lieferantenrechnungen. Offene Posten bleiben sichtbar.
Übergabe
Exportieren und übergeben
Kundenrechnungen und freigegebene Lieferantenrechnungen getrennt als CSV-Buchungsstapel oder XML-ZIP exportieren. Die Dateien liegen im Dokumentenbereich unter DATEV Export. Das ZIP-Paket können Sie der Steuerkanzlei übergeben oder über DATEV Belegtransfer übertragen. Verbucht wird anschließend in DATEV oder der Buchhaltungssoftware der Kanzlei.
Eingebunden in den Prozess
Die Belegqualität entsteht im vorgelagerten Prozess.
Eingangsrechnungen, Kontoabgleich und Dokumentenmanagement sind die Module, die die DATEV-nahe Übergabe vorbereiten.
Eingangsrechnungen
PDF- und Scan-Rechnungen von Lieferanten erfassen, fachlich prüfen, freigeben. Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege. Nur freigegebene Lieferantenrechnungen stehen für den Export bereit.
Kontoabgleich
Bankdaten per CSV oder CAMT importieren, Zahlungen den Rechnungen zuordnen. Abgeglichene Zahlungen zeigen dem Steuerberater, was bezahlt ist und was offen bleibt.
Dokumentenmanagement
Belege zentral abgelegt, mit Vorgängen verknüpft, direkt auffindbar. Weniger manuelles Zusammensuchen bei der Übergabe an den Steuerberater.
Häufige Fragen
Was Unternehmen zur Belegübergabe fragen.
Ersetzt DigiBasiX DATEV?
Nein. DigiBasiX ist kein Buchführungssystem und kein DATEV-Ersatz. DigiBasiX übernimmt den vorgelagerten Schritt: strukturierte Erfassung, Prüfung und Aufbereitung der Belege für die Übergabe. Die eigentliche Verbuchung, steuerliche Bewertung und Buchführung erfolgen weiterhin in DATEV beim Steuerberater oder in der internen Buchhaltungsabteilung.
Was ist der Unterschied zwischen ZIP-Übergabe und DATEV Belegtransfer?
Das ZIP-Archiv funktioniert ohne zusätzliche Systemanbindung: Belege werden gebündelt als Archivdatei übergeben. Der DATEV Belegtransfer ist ein strukturierter digitaler Übertragungsweg, der auf Seite des Steuerberaters eine entsprechende Einrichtung erfordert. Welcher Weg sinnvoll ist, klärt sich in Abstimmung mit dem Steuerberater.
Welche Belege können übergeben werden?
Sie können Kundenrechnungen (Ausgangsrechnungen) und Lieferantenrechnungen (Eingangsrechnungen) exportieren. Beide Rechnungsarten wählen und verarbeiten Sie getrennt. Lieferantenrechnungen müssen vor dem Export fachlich geprüft und freigegeben sein; nicht freigegebene Entwürfe stehen nicht bereit.
Funktioniert die Übergabe auch ohne DATEV beim Steuerberater?
Die erzeugten Dateien können Sie Ihrer Steuerkanzlei übergeben. Ob deren Buchhaltungssoftware das DATEV-EXTF-Format oder das XML-Importpaket verarbeiten kann, klären Sie vorab. Eine universelle Importfähigkeit wird nicht zugesagt. Alternativ kann das XML-ZIP-Paket über DATEV Belegtransfer übertragen werden, sofern der Empfangsweg eingerichtet ist.
Passiert die Belegübergabe automatisch?
Nein. Ein Bearbeitender löst den Export und die Übergabe aus. Lieferantenrechnungen werden vor dem Export fachlich geprüft und freigegeben. Es erfolgt keine automatische Übertragung ohne menschliche Auslösung.
Wie hilft DigiBasiX dabei, Rückfragen vom Steuerberater zu reduzieren?
Je strukturierter die vorgelagerten Prozesse, desto vollständiger und konsistenter die übergebenen Belege. Freigegebene Lieferantenrechnungen, abgeglichene Zahlungen und eine konsequente Belegablage bedeuten: Der Steuerberater sieht direkt, was bezahlt ist, was offen ist und welche Belege zu welchem Vorgang gehören, ohne Rückfragen.
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Weiterführend: Eingangsrechnungen · E-Rechnung · Kontoabgleich · Dokumentenmanagement · Warum DigiBasiX