E-Mail, Belege & Kalender
MailCenter: das Firmenpostfach direkt in DigiBasiX.
Ihr Team liest und beantwortet Geschäftspost im selben System wie Kunden, Angebote und Rechnungen. E-Mails werden Kontakten und Geschäftspartnern zugeordnet. Bei Rechnungen liest DigiBasiX Belegdaten vor; nach Ihrer Prüfung legen Sie per Klick einen Entwurf der Lieferantenrechnung mit Originalbeleg an. Termine aus Kundenanfragen tragen Sie direkt im Kalender ein.
Im kaufmännischen Kontext
Die E-Mail liegt dort, wo der Kunde liegt.
Eine Anfrage kommt ins gemeinsame Postfach. MailCenter ordnet sie dem Kontakt und dem Geschäftspartner zu, sobald der Absender im System bekannt ist. Passt die Zuordnung nicht, lösen Sie sie und verknüpfen die E-Mail von Hand, auf Wunsch auch mit einem Angebot, einem Auftrag oder einem Projekt.
Am Geschäftspartner sehen Sie danach den E-Mail-Verlauf: wie viele Nachrichten es gibt, wann die letzte kam und ob noch etwas unerledigt ist. Wer den Kunden am Telefon hat, muss nicht erst im Outlook der Kollegin suchen.
Antworten, Allen antworten und Weiterleiten gehen direkt aus DigiBasiX, mit Vorlagen und Ihrer Signatur.
Rechnungseingang
Belege erkennen und erfassen.
Viele Lieferanten schicken ihre Rechnung per E-Mail. Im MailCenter wird daraus ein Vorgang im Rechnungseingang, und am Ende steht eine Lieferantenrechnung mit dem Originalbeleg.
Was DigiBasiX aus dem Beleg liest
Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und Fälligkeit, USt-IdNr., Zahlungsart und Bankverbindung, Netto, Steuer und Brutto, dazu Skonto, wenn es auf der Rechnung steht. Die Positionen kommen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz in die Liste daneben.
Links sehen Sie den Beleg, rechts die gelesenen Felder. Per Lupe springen Sie zur Fundstelle im Beleg und sehen, woher ein Wert stammt. DigiBasiX ordnet den Lieferanten aus Ihrem Bestand zu. Ist er neu, legen Sie ihn in der gewohnten Maske für Geschäftspartner an, vorbelegt mit den Daten aus dem Beleg.
Bevor Sie übernehmen, prüft DigiBasiX, ob Positionen, Netto, Steuer und Brutto zusammenpassen, ob der Beleg schon einmal da war und ob es eine offene Bestellung dazu gibt. Abweichungen stehen als Hinweis am Vorgang.
Lieferantenrechnung mit Originalbeleg
Ein Klick auf „Lieferantenrechnung anlegen“ erzeugt den Entwurf mit Positionen und Beträgen. Das Original hängt als Datei an der Rechnung. Freigeben muss die Rechnung danach ein Mensch.
Kassenbons erkennt der Rechnungseingang als eigene Belegart: Händler, Anschrift, Datum, Bonnummer und die Artikel mit Steuerkennzeichen. Die Artikel werden nur übernommen, wenn ihre Summe das Brutto ergibt. Kleinbelege ohne eigenen Lieferanten können Sie auf Wunsch einem Sammel-Lieferanten zuordnen lassen.
Neben der E-Mail gibt es den Belegupload und einen Einwurfordner für den Scanner. Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege.
Funktionen
Was MailCenter im Alltag übernimmt.
Postfach
Gemeinsame Postfächer
Info@, Vertrieb@ oder Buchhaltung@ als gemeinsames Postfach im System, jedes mit eigenen Rechten. Ordner, Entwürfe, Spam und Papierkorb wie gewohnt.
Zuordnung
Kontakt und Geschäftspartner
Eingehende E-Mails hängen am bekannten Kontakt und an seiner Firma. Unsichere Fälle sammelt die Liste „Zuordnungen prüfen“ zum Nachsehen.
Kundenakte
E-Mail-Verlauf am Kunden
Auf der Karte des Geschäftspartners stehen Anzahl, Datum der letzten Nachricht und offene Vorgänge. Ein Klick öffnet den ganzen Verlauf.
Team
Teamablage mit Zuweisung
Anfragen einer Kollegin zuweisen oder selbst übernehmen, damit niemand doppelt antwortet. Mit Status, Priorität und Wiedervorlage.
Antworten
Schreiben aus dem System
Antworten, Allen antworten und Weiterleiten samt ausgewählter Anlagen. Vorlagen für wiederkehrende Texte, HTML-Signatur, auf Wunsch mit persönlichem Absender.
Planung
Kalender für das Team
Ansichten Tag, Woche, Monat, Liste und Team. Räume und Fahrzeuge als Ressourcen buchen, der Kalender warnt bei Doppelbelegung.
Einblick
Vom Kunden zur Nachricht, von der Nachricht zum Termin.
Die Bilder stammen aus einem Testsystem mit erfundener Firma.
Ablauf
Der Weg einer Kundenanfrage im MailCenter.
Eingang
E-Mail kommt an
MailCenter ruft das Firmenpostfach regelmäßig ab. Die Nachricht erscheint im Posteingang, mit Suche und Filter.
Zuordnung
Kunde wird erkannt
Bekannte Absender hängen sofort am Kontakt und am Geschäftspartner. Den Rest ordnen Sie in „Zuordnungen prüfen“ zu.
Bearbeitung
Jemand übernimmt
In der Teamablage weisen Sie die Anfrage zu oder übernehmen sie selbst. Die Antwort geht aus DigiBasiX raus.
Termin
Termin eintragen
Wünscht der Kunde ein Gespräch, legen Sie den Termin im Kalender an und ordnen ihn dem Geschäftspartner zu.
Häufige Fragen zum MailCenter
Welche Postfächer lassen sich anbinden?
Postfächer, die IMAP und SMTP über eine verschlüsselte Verbindung anbieten, dazu Microsoft 365 mit der modernen Anmeldung. Welche Postfächer Sie haben, klären wir bei der Einrichtung.
Sieht jeder im Team alle E-Mails?
Nein. Jedes gemeinsame Postfach hat eigene Rechte, und Rollen legen fest, wer was sehen und bearbeiten darf. Die Zugangsdaten eines persönlichen Absenders stehen nur dem eigenen Benutzerkonto zur Verfügung.
Wo liegen die E-Mails?
Auf Ihrem eigenen DigiBasiX-Server, zusammen mit den übrigen Geschäftsdaten. Basix IT richtet ihn ein und betreut ihn, gehostet wird in Deutschland. Externe Bilder in E-Mails lädt MailCenter erst, wenn Sie das ausdrücklich erlauben.
Was passiert mit Rechnungen, die per E-Mail kommen?
Das MailCenter führt die E-Mail in den Rechnungseingang und liest Belegdaten sowie Positionen aus. Sie prüfen die erkannten Angaben und wählen „Lieferantenrechnung anlegen“, um den Entwurf mit angehängtem Originalbeleg zu erstellen. Die fachliche Freigabe bleibt bei einem Menschen. Mehr dazu: automatische Eingangsrechnungserfassung und Eingangsrechnungen erfassen.
Muss ich erkannte Rechnungen noch prüfen?
Ja. Prüfen und korrigieren Sie die erkannten Werte. Mit einem Klick auf „Lieferantenrechnung anlegen“ erstellen Sie den Entwurf mit angehängtem Originalbeleg. Die fachliche Freigabe erfolgt anschließend durch einen Menschen.
Demo anfragen
Ihr Postfach in DigiBasiX ansehen.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen eine Kundenanfrage vom Posteingang bis zum Termin. Bringen Sie mit, wie viele Postfächer Sie heute haben und wer sie liest.
Weiterführend: CRM · Geschäftsbriefe · Eingangsrechnungen · Dokumentenmanagement