Kurzfassung:
- Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Datei (XML), kein PDF und kein Scan.
- Die gängigsten Formate in Deutschland sind XRechnung (reine XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
- Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für alle deutschen B2B-Unternehmen.
- Versandpflicht kommt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle.
- Ihre Software muss E-Rechnungen lesen und weiterverarbeiten können, nicht nur als Anhang speichern.
Wenn Ihr Steuerberater beim letzten Quartalsgespräch das Thema E-Rechnung erwähnt hat und Sie seitdem wissen, dass sich etwas ändert, aber noch nicht genau was, dann ist dieser Artikel für Sie. Hier steht, was eine E-Rechnung technisch ist, welche Formate Sie kennen müssen, wer ab wann senden muss und was Ihre Software tatsächlich können muss.
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist keine gescannte PDF-Datei, sondern eine Datei in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format. Die Software auf beiden Seiten liest die Rechnungsdaten direkt aus, ohne dass jemand Zahlen abtippen muss.
Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber der entscheidende Unterschied zum bisherigen Arbeitsalltag. Ein PDF ist aus Sicht eines Computers ein Bild. Auch wenn es sauber aussieht und alle Pflichtangaben enthält: Keine Software kann die Rechnungsnummer, den Nettobetrag oder die Steuernummer automatisch und fehlerfrei extrahieren. Dasselbe gilt für ein Word-Dokument, das als PDF gespeichert wird, und für eine Rechnung, die als E-Mail-Text verschickt wird.
Der Begriff „digital“ hilft hier nicht weiter. Eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist digital. Sie erfüllt aber nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Der entscheidende Begriff ist „strukturiert“: Die Daten liegen in einer definierten XML-Struktur vor, die Software zuverlässig lesen kann. Wer eine Rechnung als PDF öffnet und die Zahlen von Hand in sein System eingibt, löst das Problem nicht. Er tippt weiterhin ab, nur mit einem anderen Dateinamen auf dem Bildschirm.
DigiBasiX liest strukturierte E-Rechnungen direkt aus und stellt die Belegdaten sofort für den nächsten Schritt bereit, ohne manuellen Eingangsschritt.
Was unterscheidet eine XRechnung von einer ZUGFeRD-Rechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne für das menschliche Auge sichtbaren Inhalt. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Ansicht mit einer eingebetteten XML-Datei, sodass Sender und Empfänger beides in einer einzigen Datei bekommen.
In der Praxis bedeutet das: Wer eine XRechnung per E-Mail bekommt und sie mit dem normalen PDF-Viewer öffnet, sieht nichts außer einem leeren Bildschirm oder unlesbarem XML-Code. Das ist kein Fehler, sondern Absicht. Die Datei ist für Software gebaut, nicht für das menschliche Auge.
ZUGFeRD wurde mit genau diesem Praxisproblem im Blick entwickelt. Die Datei sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber eingebettet eine vollständige XML-Struktur. Eine Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD versteht, liest die XML-Schicht aus. Wer keine solche Software hat, kann die PDF-Ansicht trotzdem öffnen und ablesen. Das macht ZUGFeRD im B2B-Umfeld praktisch und weit verbreitet.
Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931, die die Grundlage für die gesetzliche Pflicht bildet. XRechnung ist heute vor allem im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend, also im B2G-Bereich (Business to Government). ZUGFeRD ist im B2B-Bereich weiter verbreitet. Welches Format für Sie das richtige ist, hängt davon ab, wen Sie beliefern und welche Software Ihr Gegenüber einsetzt. Es gibt kein allgemeines Besser oder Schlechter zwischen den beiden.
DigiBasiX verarbeitet beide Formate im Eingang: kein Format-Rätselraten, kein manuelles Umwandeln.
Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht für mein Unternehmen?
Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland. Die Versandpflicht kommt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle.
Wichtig ist, was „B2B“ in diesem Kontext bedeutet: Beide Seiten der Transaktion müssen steuerpflichtige Unternehmen mit Sitz in Deutschland sein. Wer an Privatpersonen oder an ausländische Unternehmen fakturiert, fällt unter andere Regeln. Die Einordnung Ihrer konkreten Situation gehört in die Hände Ihres Steuerberaters.
Häufig missverstanden wird die Empfangspflicht. Sie bedeutet nicht, dass Ihr Lieferant Ihnen ab sofort zwingend eine E-Rechnung schicken muss. Es bedeutet, dass Sie technisch in der Lage sein müssen, eine solche Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten, falls Ihr Lieferant sie schickt. Diese Voraussetzung gilt seit Januar 2025.
Die Versandpflicht trifft Ihr Unternehmen, sobald Sie selbst Rechnungen an andere steuerpflichtige Unternehmen in Deutschland ausstellen. Bis zur jeweiligen gesetzlichen Grenze darf mit Zustimmung des Empfängers weiterhin per PDF oder Papier abgerechnet werden. Ab den genannten Terminen nicht mehr.
Was passiert, wenn mein Unternehmen E-Rechnungen nicht empfangen kann?
Seit 2025 muss jedes B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen entgegennehmen können. Wer das technisch nicht sicherstellt, riskiert, dass eingehende Rechnungen nicht GoBD-konform verarbeitet werden, was bei einer Betriebsprüfung relevant werden kann.
Die genauen steuerlichen Konsequenzen im Einzelfall klären Steuerberater und Betriebsprüfung. Die technische Voraussetzung zu schaffen ist aber Unternehmensaufgabe, nicht die des Steuerberaters.
Ein häufiger Irrtum in der Praxis: Viele Buchhaltungen speichern eingehende E-Rechnungen als Dateianhang im E-Mail-Postfach oder in einem Ordner auf dem Server. Das reicht nicht. Die Software muss die XML-Daten tatsächlich lesen und weiterverarbeiten können. Wer das Attachment nur archiviert, ohne die enthaltenen Daten auszulesen, erfüllt die Anforderung nicht.
DigiBasiX ist auf die GoBD-Anforderungen ausgelegt, läuft auf deutschen Servern und legt Belege unveränderlich im Vorgangskontext ab. Die revisionssichere Aufbewahrung ist das Ziel der Einrichtung, verantwortlich für die Einhaltung im konkreten Setup bleibt nach Paragraf 34 AO die Geschäftsführung. Die buchhalterische Einordnung und die steuerrechtliche Beurteilung im Einzelfall bleiben beim Steuerberater. Was DigiBasiX leistet, ist der technische Unterbau: strukturierter Eingang, Prüfung, Archivierung, Übergabe an die Kanzlei.
Wie gelangt eine E-Rechnung in mein System und was passiert danach?
E-Rechnungen kommen per E-Mail, über ein Upload-Portal oder über PEPPOL-Zugangspunkte ins Unternehmen. Die empfangende Software liest die XML-Struktur aus und stellt die Belegdaten für Prüfung, Freigabe und Buchung bereit.
In der Praxis läuft das so ab: Ein Lieferant schickt Ihnen eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Die Datei landet im Posteingang. Ihre Software erkennt sie, liest die XML-Schicht aus und überträgt die Pflichtangaben nach §14 UStG (Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuernummer, Beträge) in das System. Dort beginnt der eigentliche Buchungsworkflow: Ist die Rechnung sachlich richtig? Gibt es eine passende Bestellung? Wer gibt frei?
Nach der internen Freigabe muss der Beleg revisionssicher archiviert werden. GoBD schreibt vor, dass Belege unveränderbar und für den Prüfer nachvollziehbar aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. Anschließend werden die Daten für die Kanzlei aufbereitet: als DATEV-Übergabedatei oder über einen anderen vereinbarten Weg.
Kein Schritt davon läuft vollautomatisch. Die sachliche Prüfung, die Freigabe, die Klärung von Differenzen: Das bleibt menschliche Arbeit. Was die Software abnimmt, ist das Abtippen, das manuelle Sortieren und das Suchen nach Belegen, die irgendwo im Postfach oder in einem Netzlaufwerk liegen.
DigiBasiX bildet genau diesen Ablauf ab: Eingang, Prüfung, Freigabe-Workflow, GoBD-Archiv, DATEV-Übergabe. Welche Schritte im Einzelfall manuell bleiben und welche das System übernimmt, wird im Einführungsprojekt abgestimmt. Einen Überblick, was DigiBasiX als kaufmännisches System für KMU leistet, gibt die ERP-Software-Seite.
Häufige Fragen (FAQ)
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail jetzt verboten?
Nein, noch nicht. Bis zur jeweiligen Versandpflicht (ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle) darf der Rechnungssteller mit Zustimmung des Empfängers weiterhin PDFs oder Papierbelege schicken. Die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen gilt allerdings seit Januar 2025.
Was brauche ich mindestens, um E-Rechnungen empfangen zu können?
Eine Software, die das XML-Format lesen und die enthaltenen Daten weiterverarbeiten kann. Eine E-Mail-Anwendung, die die Datei nur als Anhang speichert, ohne die Daten auszulesen, erfüllt die Empfangspflicht nicht.
Gilt die E-Rechnung-Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Die Regelungen für Unternehmer nach §19 UStG sind im Detail komplex. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, denn die Einordnung hängt von Ihrer individuellen Umsatzsteuersituation ab.
Muss ich XRechnung oder ZUGFeRD verwenden?
Im B2B-Umfeld sind beide Formate zulässig, solange sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung in der Regel vorgeschrieben.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Die GoBD-Aufbewahrungsfristen gelten auch für E-Rechnungen, in der Regel zehn Jahre. Die Archivierung muss revisionssicher und unveränderbar erfolgen.
Sehen Sie DigiBasiX in 30 Minuten: kostenlos, persönlich, ohne Vertragsbindung. Demo anfragen →
Redaktioneller Hinweis: Entwurf mit KI-Unterstützung, fachliche Prüfung und Freigabe vor Veröffentlichung durch die Redaktion. Verantwortlich für den Inhalt: Michael Raabe (siehe Impressum). Kein Ersatz für steuerliche oder rechtliche Beratung.