Glossar · E-Rechnung
XRechnung, Definition, Pflicht-Anwendung, Umsetzung
XRechnung ist das verbindliche XML-Rechnungsformat für deutsche öffentliche Auftraggeber (B2G) und eines der zulässigen Formate für die deutsche E-Rechnungspflicht im B2B. Hier alles Wesentliche kompakt erklärt.
Definition
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung im strukturierten XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland definiert der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) die nationalen Erweiterungen. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Land, Kommunen) seit 2020. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen ist eine XRechnung reines Maschinen-Format, sie kann ohne Umweg in Buchhaltungssystemen ausgelesen und verbucht werden.
Bedeutung
Was bedeutet XRechnung für mein Unternehmen?
Wer an Behörden oder kommunale Auftraggeber stellt: XRechnung ist Pflicht, kein PDF mehr zulässig. Wer rein B2B arbeitet: XRechnung ist eine der gültigen Optionen für die ab 2025 wirksame Empfangs-Pflicht und die ab 2027 schrittweise Versende-Pflicht. Ohne ein System das XRechnung erzeugen kann (validiert nach KoSIT-Schema), gehen Sie das Risiko unwirksamer Rechnungen ein, und damit Liquiditätsproblemen.
Anforderungen
Welche gesetzlichen Anforderungen muss eine XRechnung erfüllen?
Mindestens: Verkäufer + Käufer mit USt-ID, Rechnungsnummer und -datum, Lieferdatum, Positionsdetails mit Menge/Einheit/Einzelpreis/Steuerschlüssel, Netto- und Bruttobeträge, Zahlungsbedingungen. Bei B2G zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers. Das XML muss nach KoSIT-Schema valide sein, Fehler im Schema führen zur Ablehnung. Die EN 16931-Validierung ist der globale Standard, KoSIT-Validierung der deutsche Aufsatz.
Abgrenzung
Wie unterscheidet sich XRechnung von ZUGFeRD?
Beide Formate basieren auf EN 16931 und sind im B2B gesetzeskonform. XRechnung ist reines XML, kein menschen-lesbares PDF dabei. ZUGFeRD 2.2 ist ein Hybrid: das XML ist im PDF eingebettet. Für B2G ist XRechnung Pflicht (öffentliche Auftraggeber lesen XML maschinen-orientiert). Für B2B ist ZUGFeRD beliebter weil das PDF wie eine klassische Rechnung sichtbar bleibt, das XML wird im Hintergrund vom Empfänger-System ausgelesen.
Umsetzung
Wie unterstützt DigiBasiX bei der XRechnung-Erzeugung?
DigiBasiX erzeugt XRechnung direkt aus dem Rechnungsprozess: Sie stellen die Rechnung wie gewohnt, DigiBasiX exportiert sie auf Wunsch als XRechnung-XML. Die Validierung gegen das KoSIT-Schema läuft automatisch vor dem Versand. Bei Fehlern wird die Rechnung zur Korrektur zurückgereicht. Versand per E-Mail, Peppol-Netzwerk oder Upload ins Empfänger-Portal. Archivierung GoBD-konform 10 Jahre. Wie der Versand im Alltag abläuft, zeigt die E-Rechnung in der Praxis.
Häufige Fragen
Fragen zu XRechnung
Was ist eine XRechnung, kurz erklärt?
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung im strukturierten XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931, mit deutschen Erweiterungen des KoSIT. Sie enthält alle Rechnungsdaten maschinen-lesbar, kein PDF, sondern reines XML.
Wann muss ich XRechnung verwenden?
Pflicht ist XRechnung für Rechnungen an deutsche öffentliche Auftraggeber (B2G) seit 2020. Im B2B-Bereich ist sie eine der zulässigen Formate für die ab 2025 geltende Empfangs-Pflicht und die ab 2027 wirksame Versende-Pflicht. ZUGFeRD ist die Hybrid-Alternative.
Wie unterscheidet sich XRechnung von ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML, kein menschen-lesbares PDF dabei. ZUGFeRD 2.2 ist ein Hybrid: das XML steckt eingebettet im PDF. Im B2G ist XRechnung Pflicht. Im B2B ist ZUGFeRD beliebter weil der Empfänger das PDF gewohnt sieht.
Erzeugt DigiBasiX XRechnung automatisch?
Ja. DigiBasiX erzeugt XRechnung direkt aus dem Rechnungsprozess, validiert gegen den KoSIT-Standard vor dem Versand, archiviert die Rechnung GoBD-konform und übergibt strukturiert an DATEV.
Welche Pflichtfelder hat eine XRechnung?
Nach EN 16931 mindestens: Verkäufer- und Käufer-Identifikation (USt-ID), Rechnungsnummer + Datum, Lieferdatum, Positionen mit Menge + Einheit + Einzelpreis + Steuerschlüssel, Gesamtbeträge netto/brutto, Zahlungsbedingungen, bei B2G zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers.
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Sehen Sie wie DigiBasiX XRechnung und ZUGFeRD direkt aus dem Rechnungsprozess erzeugt, validiert und versendet, DATEV nativ, GoBD-konform.