Kurzfassung:
- Eine Eingangsrechnung erhält das Unternehmen von Lieferanten: Sie begründet eine Verbindlichkeit und berechtigt bei vollständigen Pflichtangaben zum Vorsteuerabzug.
- Eine Ausgangsrechnung stellt das Unternehmen selbst an Kunden aus: Sie begründet eine Forderung und löst Umsatzsteuerpflicht aus.
- Dieselbe Rechnung ist für den Aussteller eine Ausgangsrechnung, für den Empfänger eine Eingangsrechnung.
- Beide Typen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren und müssen GoBD-konform, unveränderlich und jederzeit lesbar archiviert werden.
- Seit 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich; die Versandpflicht für Ausgangsrechnungen kommt gestaffelt ab 2027 (über 800.000 Euro Jahresumsatz) und ab 2028 für alle.
Wenn Sie gerade einen neuen Buchhalter einarbeiten und ein internes Prozess-Wiki aufbauen, kommen Sie an diesen beiden Begriffen nicht vorbei. Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung klingen ähnlich, beschreiben aber entgegengesetzte Vorgänge. Eine Verwechslung führt zu falschen Buchungssätzen, Fehlern in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Mehraufwand bei der Übergabe an die Steuerkanzlei.
Was ist eine Eingangsrechnung?
Eine Eingangsrechnung ist ein Beleg, den Ihr Unternehmen von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Sie begründet eine Verbindlichkeit und berechtigt zum Vorsteuerabzug, sofern alle gesetzlichen Pflichtangaben vollständig vorhanden sind.
Buchhalterisch beschreibt eine Eingangsrechnung einen Geldabfluss: Das Unternehmen schuldet dem Rechnungsaussteller einen Betrag. Diese Verbindlichkeit wird auf einem Kreditoren-Konto erfasst und nach Prüfung und interner Freigabe bezahlt. Typische Eingangsrechnungen sind Belege des Büromaterial-Lieferanten, der Spedition, des IT-Dienstleisters oder des Vermieters.
Die steuerliche Bedeutung ist erheblich: Fehlt auch nur eine der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug für diesen Beleg versagen. Das Risiko trägt das empfangende Unternehmen, nicht der Aussteller. Deshalb lohnt ein Prüfschritt auf Vollständigkeit, bevor der Beleg ins Buchungssystem übernommen wird. Gerade bei Eingangsrechnungen von kleineren Lieferanten fehlen regelmäßig Angaben wie der Leistungszeitpunkt oder eine gültige USt-IdNr.
DigiBasiX erfasst Eingangsrechnungen digital, prüft Pflichtfelder vor der Freigabe und bereitet den Buchungsdatensatz für die strukturierte Übergabe an die Steuerkanzlei vor.
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Eine Ausgangsrechnung ist ein Beleg, den Ihr Unternehmen selbst an Kunden ausstellt. Sie begründet eine Forderung und löst für den Aussteller Umsatzsteuerpflicht aus.
Buchhalterisch beschreibt eine Ausgangsrechnung einen Geldzufluss: Der Kunde schuldet Ihrem Unternehmen einen Betrag. Diese Forderung wird auf einem Debitoren-Konto erfasst. Typische Ausgangsrechnungen sind Handwerkerrechnungen an Auftraggeber, Beratungsrechnungen an Kunden oder Warenrechnungen im Großhandel.
Ausgangsrechnungen müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer tragen und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Wer als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit ist, stellt dennoch Ausgangsrechnungen aus, nur ohne Steuerausweis. Auch diese Belege sind revisionssicher zu archivieren und unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.
Mit DigiBasiX lassen sich Ausgangsrechnungen direkt erstellen, als XRechnung oder ZUGFeRD-Dokument ausgeben und unveränderlich im System speichern, ausgelegt auf die GoBD-Anforderungen.
Worin unterscheiden sich Eingangs- und Ausgangsrechnung buchhalterisch?
Der entscheidende Unterschied liegt in der Perspektive: Dieselbe Rechnung ist für den Aussteller eine Ausgangsrechnung, für den Empfänger eine Eingangsrechnung.
Buchhalterisch stehen sich dabei zwei Konten gegenüber. Auf der Seite des Ausstellers wird Umsatzsteuer ausgewiesen und ans Finanzamt abgeführt. Auf der Seite des Empfängers wird Vorsteuer geltend gemacht und mit der eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnet. Beide Beträge fließen in die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein, aber auf verschiedenen Seiten der Gleichung.
In kleinen Buchhaltungsteams, in denen eine Person beide Rechnungsflüsse bearbeitet, schleichen sich Verwechslungen leicht ein. Die Folgen sind konkret: Ein Lieferantenbeleg wird als Kundenforderung geführt, die Kontierung stimmt nicht, und bei der Übergabe an die Kanzlei muss der Fehler manuell korrigiert werden. Wer beide Rechnungstypen in einem gemeinsamen System führt, bei dem Eingang und Ausgang klar getrennt sichtbar sind, reduziert dieses Risiko spürbar.
Welche Pflichtangaben schreibt das UStG für Rechnungen vor?
§ 14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben abschließend auf. Sie gelten für Ausgangsrechnungen, die Sie ausstellen, und sind gleichzeitig der Prüfmaßstab für Eingangsrechnungen, die Sie erhalten.
Diese Angaben sind verpflichtend:
- Vollständiger Name und Anschrift beider Vertragsparteien
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die jede Rechnung einmalig und eindeutig kennzeichnet
- Leistungsbeschreibung (Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung)
- Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
- Nettoentgelt aufgeteilt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag
Fehlt eine dieser Angaben auf einer Eingangsrechnung, riskiert der Empfänger den vollständigen Verlust des Vorsteuerabzugs für diesen Beleg. Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten erleichterte Anforderungen nach § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung).
Gerade bei automatisch generierten Belegen von kleinen Lieferanten fehlen regelmäßig Angaben wie der Leistungszeitraum oder eine gültige USt-IdNr. Ein Prüfschritt im Freigabe-Workflow, bevor der Beleg gebucht wird, schützt vor späteren Nachforderungen.
Wie lange müssen Eingangs- und Ausgangsrechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind Buchungsbelege und unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach § 147 Abs. 1 AO. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Die GoBD stellen darüber hinaus Qualitätsanforderungen an die Archivierung: Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderlich, vollständig, geordnet und jederzeit lesbar vorliegen. Das Originalformat entscheidet. Wurde eine Rechnung als PDF per E-Mail empfangen, gilt das elektronische Dokument als Original. Wer es ausdruckt und danach die digitale Datei löscht, verfehlt diese Anforderung.
Ein als Papierdokument eingegangener Beleg darf nach einem dokumentierten Scan-Prozess digital archiviert werden; das Papieroriginal kann dann vernichtet werden, wenn die eigene Verfahrensdokumentation das vorsieht. Die genaue Ausgestaltung dieses Prozesses sollte mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.
DigiBasiX archiviert beide Rechnungstypen unveränderlich auf deutschen Servern, ausgelegt auf die GoBD-Anforderungen. Die Unveränderlichkeit ist systemseitig sichergestellt; Belege müssen nicht manuell gedruckt oder außerhalb des Systems gesondert gesichert werden.
Häufige Fragen
Ist eine Lieferantenrechnung dasselbe wie eine Eingangsrechnung?
Ja. „Lieferantenrechnung“ beschreibt den Aussteller, „Eingangsrechnung“ beschreibt die Perspektive des empfangenden Unternehmens. In Buchhaltungssystemen und Fachtexten ist „Eingangsrechnung“ der gebräuchlichere Begriff.
Muss eine Ausgangsrechnung eine fortlaufende Nummer tragen?
Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Rechnungsnummer, die jede Rechnung einmalig und eindeutig kennzeichnet. Lücken in der Nummerierung sind zulässig, Doppelungen nicht.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Eingangs- und Ausgangsrechnungen?
Für B2B-Umsätze im Inland gilt seit 2025 die Empfangspflicht: Unternehmen müssen Eingangsrechnungen im strukturierten elektronischen Format (XRechnung, ZUGFeRD) annehmen können. Die Versandpflicht für Ausgangsrechnungen greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle. Ein PDF per E-Mail gilt im B2B-Bereich dann nicht mehr als gültige Rechnung.
Darf ich eine Eingangsrechnung als PDF archivieren und trotzdem Vorsteuer abziehen?
Eine Rechnung, die als PDF per E-Mail eingegangen ist, darf digital archiviert werden, sofern die GoBD-Anforderungen eingehalten sind (unveränderlich, lesbar, geordnet). Das elektronische Dokument bleibt das Original. Die genaue Ausgestaltung des Archivierungsprozesses, einschließlich Verfahrensdokumentation, sollte mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.
Was passiert, wenn Eingangs- und Ausgangsrechnung im System verwechselt werden?
Eine Verbindlichkeit erscheint als Forderung oder umgekehrt. Bei der Übergabe an die Kanzlei muss der Fehler manuell korrigiert werden. Häufen sich solche Fehler, können sie bei einer Betriebsprüfung zu Nachforderungen führen, weil Vorsteuer zu Unrecht geltend gemacht oder Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wurde.
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Redaktioneller Hinweis: Entwurf mit KI-Unterstützung, fachliche Prüfung und Freigabe vor Veröffentlichung durch die Redaktion. Verantwortlich für den Inhalt: Michael Raabe (siehe Impressum). Kein Ersatz für steuerliche oder rechtliche Beratung.