Eingangsrechnungen strukturiert verarbeiten, Texterkennung für Scans und Fotos
Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und an die Buchhaltung übergeben
PDF-, Scan- und Bildbelege werden erfasst und zur Prüfung vorbereitet. Kommt eine Rechnung per E-Mail, führt das MailCenter den Anhang in den Rechnungseingang. So funktioniert der Rechnungseingang im MailCenter. Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege. Die getrennten DATEV-Exporte für Lieferanten- und Kundenrechnungen erklären wir auf der Seite zur DATEV-Schnittstelle.
Texterkennung für Scans und Fotos · E-Rechnung-Parsing · XRechnung / ZUGFeRD · Freigabe-Workflow · DATEV-Übergabe · Archivierung, ausgelegt auf die GoBD-Anforderungen
Alle Funktionen
Was die Rechnungserfassung in DigiBasiX heute leistet
Jede Funktion ist Teil eines durchgehenden Prozesses, von der eingehenden Rechnung bis zur Ablage.
Erkennung
Texterkennung für PDF-Rechnungen, Scans und Fotos
Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege. Erfasste Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und IBAN werden vor der Freigabe geprüft. Belege mit unbekanntem Format oder schlechter Scan-Qualität landen zur manuellen Prüfung in einer Ausnahmewarteschlange, ohne den Gesamtprozess zu blockieren.
Demo ansehen →E-Rechnung
XRechnung & ZUGFeRD direkt importieren
Strukturierte E-Rechnungen werden direkt aus der XML-Struktur importiert und gegen die EN 16931 validiert. Das System erzeugt unmittelbar einen Buchungsvorschlag, ohne Texterkennung, ohne Fehlertoleranz durch Scan-Qualität.
Demo ansehen →Freigabe
Prüfung und Freigabe durch einen Menschen
Jede Eingangsrechnung wird fachlich geprüft und von einem Menschen freigegeben. Wer welche Rechnung sehen und freigeben darf, ergibt sich aus den Rollen und Rechten der Dolibarr-Basis. Jede Entscheidung wird mit Zeitstempel und Nutzeridentifikation protokolliert; das System erinnert automatisch bei drohenden Skontofristen.
Demo ansehen →Buchhaltung
Belege für die Buchhaltung vorbereiten
Freigegebene Lieferantenrechnungen exportieren Sie als DATEV-XML-Importpaket mit den Rechnungsdaten und, sofern vorhanden, dem Rechnungs-PDF oder als CSV-Buchungsstapel ohne PDFs. Das ZIP-Paket können Sie Ihrer Steuerkanzlei übergeben oder per DATEV Belegtransfer übertragen. Kundenrechnungen nutzen einen separaten Exportablauf.
Demo ansehen →Archivierung
Belegablage, ausgelegt auf die GoBD-Anforderungen
Jeder Beleg wird mit Zeitstempel abgelegt und ist über Belegnummer, Lieferant oder Datum jederzeit auffindbar. Die vollständige Prüfspur aus Freigaben, Kommentaren und Buchungsstatus bleibt dauerhaft erhalten.
Demo ansehen →Einrichtung
Prozessanalyse und Inbetriebnahme
Vor der Technik steht die Analyse: DigiBasiX erfasst den bestehenden Prozess, identifiziert Fehlerquellen und konfiguriert den Workflow nach den tatsächlichen Genehmigungsstrukturen. Eine eigene IT-Abteilung ist keine Voraussetzung.
Demo ansehen →Einblick
So sieht ein erfasster Beleg aus.
Links der Beleg, rechts die gelesenen Felder und Positionen. Daraus entsteht die Lieferantenrechnung als Entwurf, mit dem Originalbeleg als Anhang. Die Bilder stammen aus einem Testsystem mit erfundenen Firmen.
Unterwegs
Mobil erfassen.
Die Tankquittung oder den Bon vom Baumarkt fotografieren Sie gleich vor Ort mit dem Handy. Sie öffnen DigiBasiX im Browser des Handys, wählen den Belegupload und nehmen das Foto direkt mit der Kamera auf.
Danach liest DigiBasiX den Beleg aus, wie eine Rechnung aus dem Postfach. Kassenbons erkennt der Rechnungseingang als eigene Belegart: Händler, Anschrift, Datum, Bonnummer und die Artikel mit Steuerkennzeichen. Im Büro prüft jemand die gelesenen Werte und gibt die Rechnung frei.
Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege.
Kosten & Aufwand
Was kostet manuelle Eingangsrechnungserfassung wirklich?
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Bei 120 Eingangsrechnungen pro Monat und 6 Minuten Bearbeitungszeit je Beleg entstehen 12 Stunden Erfassungsaufwand monatlich. Mit angenommenen internen Arbeitskosten von 35 Euro pro Stunde sind das 420 Euro im Monat beziehungsweise 5.040 Euro im Jahr. Das ist ein Rechenbeispiel für den Aufwand, keine zugesagte Einsparung. Hinzu kommen indirekte Kosten: verfallene Skontofristen, Mahngebühren durch übersehene Zahlungsziele und Fehlerkorrekturen bei manuellen Eingaben. Wie viel davon sich einsparen lässt, hängt vom Belegvolumen und von den bestehenden Abläufen ab, das sehen wir uns in der Demo gemeinsam an. Wie DigiBasiX den Rechnungseingang mit der vorbereitenden Buchhaltung verbindet, erläutert die Seite zu Eingangsrechnungen.
Technik erklärt
Was bedeuten OCR, Klassifikation und E-Rechnung-Verarbeitung in der Praxis?
OCR (Texterkennung) wandelt gescannte oder fotografierte Belege in maschinenlesbaren Text um, das ist die Eingangsstufe, aber noch kein vollständiger Prozess. Die Klassifikation ordnet den erkannten Beleg anhand von Regeln oder gelernten Mustern zu: Lieferant, Kostenstelle, Bestellbezug. Erst die Verarbeitungsstufe (Freigabe anstoßen, Buchungsvorschlag erstellen, Fälligkeitsdatum setzen) macht aus einem ausgelesenen Beleg einen verarbeiteten. Bei E-Rechnungen nach XRechnung- oder ZUGFeRD-Standard entfällt die OCR-Stufe vollständig, weil die Daten bereits strukturiert als XML vorliegen. Erst wenn alle drei Stufen greifen, verkürzt sich die Bearbeitungszeit pro Beleg spürbar. Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege.
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Eingangsrechnungserfassung
Liest die Texterkennung auch gescannte und fotografierte Belege?
Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege. Erfasste Felder kontrollieren Sie grundsätzlich, bevor Sie einen Beleg freigeben. Der XML-Eingang für E-Rechnungen sowie der Freigabe- und Übergabeprozess sind davon unabhängig und im Regelbetrieb nutzbar.
Funktioniert die Automatisierung auch bei sehr unterschiedlichen Rechnungsformaten verschiedener Lieferanten?
Die Texterkennung liest auch gescannte und fotografierte Belege. Belege mit unbekanntem Format oder ungewöhnlichem Layout landen zur manuellen Prüfung in der Ausnahmewarteschlange.
Müssen wir seit 2025 zwingend E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im Sinne der EN 16931 empfangen können, das Senden ist stufenweise bis 2028 verpflichtend. DigiBasiX verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD direkt ab Eingang, ohne zusätzliche Konvertierungsschritte.
Wie werden freigegebene Eingangsrechnungen an unsere DATEV-Steuerkanzlei übergeben?
Freigegebene Lieferantenrechnungen können Sie als DATEV-XML-Importpaket (ZIP mit Rechnungsdaten und, sofern vorhanden, Rechnungs-PDFs) oder als DATEV-EXTF-CSV-Buchungsstapel ohne PDFs exportieren. Das ZIP-Paket können Sie Ihrer Steuerkanzlei übergeben oder per DATEV Belegtransfer übertragen. Die Dateien liegen im Dokumentenbereich „DATEV Export“. Der Export von Kundenrechnungen ist ein getrennter Ablauf. Details zu den DATEV-Exporten.
Ist eine eigene IT-Abteilung für die Einrichtung notwendig?
Nein. Basix IT begleitet die Einrichtung des Eingangskanals und der vereinbarten Freigabeabläufe. Gemeinsam klären wir Postfachanbindung, Zuständigkeiten und den Übergabeweg mit Ihrer Buchhaltung.
Bereit?
Sehen Sie, was in Ihrem Rechnungseingang automatisierbar ist.
In einer 30-minütigen Demo analysieren wir gemeinsam den aktuellen Prozess und zeigen eine konkrete Lösung für Ihr Rechnungsvolumen.