Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen erfassen, prüfen und freigeben. Ohne Postfach-Chaos.
PDF-, Scan- und Bildbelege werden erfasst und zur Prüfung vorbereitet. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, führt das MailCenter in den Rechnungseingang. XML-E-Rechnungen laufen über den separaten E-Rechnungs-Eingang.
PDF · Scan · Bild · Texterkennung für Scans und Fotos · Fachliche Prüfung & Freigabe · XML-E-Rechnungen über den E-Rechnungs-Eingang
Originaldokument und Erfassungsmaske nebeneinander: direkte Kontrolle der Felder
Das Problem
Wo Eingangsrechnungen heute Zeit kosten.
B2B-Unternehmen mit 10-100 Mitarbeitenden. Eingangsrechnungen funktionieren, aber sie kosten täglich mehr Zeit als nötig.
- Rechnungen kommen per E-Mail, Scan und Post: an verschiedenen Orten
- Daten werden manuell in andere Systeme abgetippt
- Wer eine Rechnung gerade bearbeitet, ist unklar
- Belegsuche vor dem Steuerberatertermin kostet Stunden
- Alle Eingangskanäle laufen an einem Ort zusammen
- Belegdaten werden strukturiert als Lieferantenrechnung erfasst, die Texterkennung liest auch Scans und Fotos
- Jede Rechnung hat einen klaren Bearbeitungsstatus
- Belege zentral abgelegt: sofort auffindbar
Lösungen
Was DigiBasiX für Eingangsrechnungen leistet.
Eingangsformate
PDF, Scan & Bild
Dieser Prozess ist für Dokumente gedacht, die als PDF oder Bilddatei vorliegen. XML-E-Rechnungen laufen über den separaten E-Rechnungs-Eingang.
Importkanäle
E-Mail, Upload, Scan
E-Mail-Rechnungen übernimmt das MailCenter in den Rechnungseingang. Weitere PDF- und Bilddateien können Sie manuell hochladen oder über einen Scanner-Einwurfordner einlesen. XML-E-Rechnungen laufen über den separaten E-Rechnungs-Eingang.
Datenerfassung
Belegdaten erfassen
DigiBasiX liest unter anderem Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und Fälligkeit, Zahlungsart, Bankverbindung sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge aus. Auch Skontoangaben und Rechnungspositionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz werden übernommen. In der Belegansicht können Mitarbeitende die Fundstelle eines Werts prüfen und erkannte Angaben korrigieren.
Ergebnis
Lieferantenrechnung
Nach Ihrer Prüfung klicken Sie auf „Lieferantenrechnung anlegen“. DigiBasiX erstellt dann den Entwurf mit erkannten Positionen und Beträgen und hängt den Originalbeleg an. Die Rechnung wird dem Lieferanten und Vorgang zugeordnet; die fachliche Freigabe übernimmt ein Mensch.
Qualitätssicherung
Prüfung & Freigabe
Erkannte Felder sichten, korrigieren, bestätigen. Die inhaltliche Entscheidung liegt immer beim Menschen: kein automatischer Durchlauf.
Nachvollziehbarkeit
Dokumentierter Verlauf
Wer hat wann was geprüft und freigegeben, ist festgehalten. Vollständige Grundlage für Kontoabgleich und DATEV-Übergabe.
Ablauf
Von der Rechnung bis zum Steuerberater: in vier Schritten.
Eingang
Beleg einreichen
E-Mail-Rechnungen gelangen über das MailCenter in den Rechnungseingang. PDF- und Bilddateien können Sie manuell hochladen oder über den Scanner-Einwurfordner einlesen. XML-E-Rechnungen nutzen den separaten E-Rechnungs-Eingang.
Erkennung
Belegdaten erfassen
DigiBasiX liest Rechnungsdaten und Positionen aus PDF- und Bildbelegen aus. Mitarbeitende sehen den Beleg neben den erkannten Feldern, prüfen bei Bedarf die Fundstelle und korrigieren Werte vor dem Anlegen des Entwurfs.
Prüfung
Team prüft
Sie prüfen Lieferant und Werte. DigiBasiX weist auf Abweichungen bei Positionssummen, mögliche doppelte Belege und offene Bestellungen hin. Sie entscheiden, korrigieren bei Bedarf und legen den Entwurf bewusst an; die fachliche Freigabe trifft ein Mensch.
Freigabe
Freigeben & ablegen
Nach Freigabe ist der Beleg zugeordnet, dokumentiert und sofort auffindbar, bereit für Kontoabgleich und DATEV-Übergabe.
Weiterverarbeitung
Was nach der Freigabe passiert.
Die freigegebene Lieferantenrechnung ist kein Endpunkt: sie steht für weitere Prozesse bereit. Strukturiert, zugeordnet, nachvollziehbar.
Dokumentenmanagement
Freigegebene Belege werden dem Lieferanten und dem Vorgang zugeordnet abgelegt. Strukturierte Ablagelogik, klare Zugriffsrechte, strukturierte Auffindbarkeit.
Kontoabgleich
Freigegebene Lieferantenrechnungen bilden die Abgleichbasis für Zahlungsausgänge. Offene Posten werden sichtbar, bezahlte Vorgänge eindeutig zugeordnet.
DATEV-nahe Übergabe
Nur freigegebene Belege fließen in die Buchhaltungsvorbereitung ein. Vollständigere Grundlage, weniger Rückfragen beim Steuerberater.
Häufige Fragen
Fragen zum Eingangsrechnungs-Prozess.
Welche Dateiformate können eingelesen werden?
PDF-, Scan- und Bilddateien werden im Rechnungseingang verarbeitet. E-Mail-Anhänge übernimmt das MailCenter. Papierbelege scannen Sie über den Scanner-Einwurfordner ein; PDF- und Bilddateien können Sie auch manuell hochladen. XML-Dateien (XRechnung, ZUGFeRD) laufen über den separaten E-Rechnungseingang.
Welche Belegdaten werden erfasst, und was muss manuell geprüft werden?
DigiBasiX liest unter anderem Lieferant, Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Bankverbindung, Netto-, Steuer- und Bruttobeträge, Skonto sowie Rechnungspositionen aus. Sie können erkannte Werte am Originalbeleg nachvollziehen und korrigieren. Das System weist auf Summenabweichungen, mögliche Duplikate und offene Bestellungen hin. Sie prüfen den Entwurf vor dem Anlegen und geben die Rechnung fachlich frei.
Was ist der Unterschied zum E-Rechnungs-Import?
Der Eingangsrechnungs-Prozess verarbeitet PDF-, Scan- und Bilddokumente; die Texterkennung liest dabei auch Scans und Fotos. XML-E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden über den separaten E-Rechnungs-Eingang direkt aus der XML-Struktur eingelesen. Beide Prozesse sind fachlich klar getrennt und haben eigene Seiten.
Wird die Lieferantenrechnung automatisch freigegeben?
Nein. Die fachliche Prüfung und Freigabe erfolgt durch einen Menschen. DigiBasiX strukturiert den Prozess und macht den Stand sichtbar, die inhaltliche Entscheidung trifft das System nicht.
Was passiert mit einer freigegebenen Lieferantenrechnung?
Nach der Freigabe ist der Beleg im Dokumentenmanagement zentral abgelegt und dem Vorgang zugeordnet. Er steht für den Kontoabgleich und als Belegbasis für die DATEV-nahe Übergabe bereit.
Muss ich meinen bisherigen Prozess komplett umstellen?
Nicht zwingend. Sie können mit dem Kanal beginnen, der heute den größten Aufwand verursacht, und den Prozess von dort ausbauen. Der Einstieg erfolgt über den konkreten Prozess, nicht über eine Generalmigration.
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Weiterführend: E-Rechnung (XML-Import) · Kontoabgleich · DATEV-nahe Übergabe · Dokumentenmanagement · Warum DigiBasiX