Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten
Eingangsrechnungen automatisch erfassen und buchen
Von der eingehenden PDF bis zur Buchhalter-Übergabe ohne manuelle Dateneingabe, wie die Anbindung an den Steuerberater konkret funktioniert, zeigt die Seite zur DATEV-Schnittstelle.
OCR & E-Rechnung-Parsing · XRechnung / ZUGFeRD · Freigabe-Workflow · DATEV-Übergabe · GoBD-Archivierung
Alle Funktionen
Was die automatische Rechnungserfassung in DigiBasiX leistet
Jede Funktion ist Teil eines durchgehenden Prozesses, von der eingehenden Rechnung bis zur revisionssicheren Ablage.
Erkennung
OCR-Verarbeitung für PDF-Rechnungen
Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und IBAN werden mit hoher Trefferquote erkannt. Belege mit unbekanntem Format oder schlechter Scan-Qualität landen zur manuellen Prüfung in einer Ausnahmewarteschlange, ohne den Gesamtprozess zu blockieren.
Demo ansehen →E-Rechnung
XRechnung & ZUGFeRD direkt importieren
Strukturierte E-Rechnungen werden ohne OCR direkt aus der XML-Struktur importiert und gegen die EN 16931 validiert. Das System erzeugt unmittelbar einen Buchungsvorschlag, ohne Texterkennung, ohne Fehlertoleranz durch Scan-Qualität.
Demo ansehen →Freigabe
Regelbasierter Freigabe-Workflow
Freigabestufen werden nach Betrag, Kostenstelle oder Lieferant konfiguriert, zum Beispiel bis 500 Euro Teamleiter, darüber Geschäftsführung. Jede Entscheidung wird mit Zeitstempel und Nutzeridentifikation protokolliert; das System erinnert automatisch bei drohenden Skontofristen.
Demo ansehen →Buchhaltung
DATEV-Übergabe ohne Doppelpflege
Freigegebene Belege werden mit Belegbild, Buchungsvorschlag und Kostenstelle direkt an DATEV Unternehmen Online übergeben. Der Steuerberater prüft und bucht ab, ohne einen zweiten Erfassungsschritt auf seiner Seite.
Demo ansehen →Archivierung
GoBD-konforme Belegablage
Jeder Beleg wird unveränderlich mit Zeitstempel archiviert und ist über Belegnummer, Lieferant oder Datum jederzeit auffindbar. Die vollständige Prüfspur aus Freigaben, Kommentaren und Buchungsstatus bleibt dauerhaft erhalten.
Demo ansehen →Einrichtung
Prozessanalyse und Inbetriebnahme
Vor der Technik steht die Analyse: DigiBasiX erfasst den bestehenden Prozess, identifiziert Fehlerquellen und konfiguriert den Workflow nach den tatsächlichen Genehmigungsstrukturen. Eine eigene IT-Abteilung ist keine Voraussetzung.
Demo ansehen →Kosten & Aufwand
Was kostet manuelle Eingangsrechnungserfassung wirklich?
Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden erhält im Schnitt 80 bis 150 Eingangsrechnungen pro Monat. Bei realistisch 4 bis 7 Minuten Bearbeitungszeit pro Beleg entstehen monatlich bis zu 12 Stunden Backoffice-Aufwand, bei einem Stundensatz von 35 Euro ergibt das über 5.000 Euro Jahreskosten allein für die reine Erfassung. Hinzu kommen indirekte Kosten: verfallene Skontofristen, Mahngebühren durch übersehene Zahlungsziele und Fehlerkorrekturen bei manuellen Eingaben. In den meisten Fällen amortisiert sich die Automatisierung innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Wie DigiBasiX den Rechnungseingang mit der vorbereitenden Buchhaltung verbindet, erläutert die Seite zu Eingangsrechnungen.
Technik erklärt
Was bedeuten OCR, Klassifikation und E-Rechnung-Verarbeitung in der Praxis?
OCR liest eingehende PDF-Rechnungen aus und wandelt sie in maschinenlesbaren Text um, das ist die Eingangsstufe, aber noch kein vollständiger Prozess. Die Klassifikation ordnet den erkannten Beleg anhand von Regeln oder gelernten Mustern zu: Lieferant, Kostenstelle, Bestellbezug. Erst die Verarbeitungsstufe (Freigabe anstoßen, Buchungsvorschlag erstellen, Fälligkeitsdatum setzen) macht aus einem ausgelesenen Beleg einen verarbeiteten. Bei E-Rechnungen nach XRechnung– oder ZUGFeRD-Standard entfällt die OCR-Stufe vollständig, weil die Daten bereits strukturiert als XML vorliegen. Nur wenn alle drei Stufen greifen, sinkt die Bearbeitungszeit auf unter 30 Sekunden pro Beleg.
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Eingangsrechnungserfassung
Funktioniert die Automatisierung auch bei sehr unterschiedlichen Rechnungsformaten verschiedener Lieferanten?
Für bekannte Lieferanten werden Erkennungsregeln hinterlegt, die bei Bedarf angepasst werden. Neue Lieferanten oder ungewöhnliche Layouts landen zunächst in der Ausnahmewarteschlange und werden nach einmaliger manueller Prüfung als Vorlage gespeichert.
Müssen wir seit 2025 zwingend E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im Sinne der EN 16931 empfangen können, das Senden ist stufenweise bis 2028 verpflichtend. DigiBasiX verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD direkt ab Eingang, ohne zusätzliche Konvertierungsschritte.
Wie läuft die Übergabe an unseren Steuerberater, der mit DATEV arbeitet?
Freigegebene Belege werden mit Belegbild und strukturierten Buchungsfeldern direkt an DATEV Unternehmen Online übergeben. Der Steuerberater prüft und bucht ab, ohne dass er Daten erneut erfassen muss.
Ist eine eigene IT-Abteilung für die Einrichtung notwendig?
Nein. DigiBasiX übernimmt Einrichtung des Eingangskanals, OCR-Konfiguration und Freigabe-Workflow vollständig, notwendig ist lediglich Zugang zur genutzten E-Mail-Adresse und eine kurze Abstimmung mit dem Steuerberater für die DATEV-Anbindung.
Bereit?
Sehen Sie, was in Ihrem Rechnungseingang automatisierbar ist.
In einer 30-minütigen Demo analysieren wir gemeinsam den aktuellen Prozess und zeigen eine konkrete Lösung für Ihr Rechnungsvolumen.