Glossar · E-Rechnung
ZUGFeRD, Definition, Profile, Anwendung im B2B
ZUGFeRD ist der deutsche Hybrid-Standard für elektronische Rechnungen: PDF und XML in einer Datei. Im B2B beliebter als die reine XRechnung weil menschen-lesbar.
Definition
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein Hybrid-Standard: ein PDF/A-3-Dokument enthält strukturierte XML-Daten nach EN 16931 im Anhang. Empfänger ohne System sehen die Rechnung als normales PDF, Systeme lesen die XML-Daten strukturiert aus.
Bedeutung
Was bedeutet ZUGFeRD für mein Unternehmen?
ZUGFeRD ist die im B2B beliebtere Variante der E-Rechnung. Der Empfänger sieht das PDF wie gewohnt, keine Umgewöhnung. Im Hintergrund liest sein Buchhaltungssystem die strukturierten Daten aus. Damit erfüllt ZUGFeRD die ab 2025 geltende Empfangs-Pflicht und die ab 2027 wirksame Versende-Pflicht, bei voller Lesbarkeit für Menschen.
Profile
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es und wann nutze ich welches?
ZUGFeRD 2.2 kennt mehrere Profile: BASIC für Grunddaten (kleine Rechnungen ohne komplexe Strukturen), EN 16931 als Standard-Profil für volle europäische Norm-Konformität (Pflicht für B2B-Versende-Pflicht), und EXTENDED mit erweiterten deutschen Feldern (z. B. Leitweg-ID, ersetzt im B2G die XRechnung). Für die meisten B2B-Anwendungen reicht EN 16931.
Abgrenzung
Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von XRechnung?
ZUGFeRD ist Hybrid (PDF + XML), XRechnung reines XML. Für B2G ist XRechnung Pflicht. Für B2B sind beide gültig, aber ZUGFeRD ist beliebter weil der Mensch das PDF noch sieht und Buchhaltungs-Personal nicht umlernen muss. Inhaltlich (Pflichtfelder, Steuerlogik) sind beide gleichwertig nach EN 16931.
Umsetzung
Wie unterstützt DigiBasiX bei ZUGFeRD-Erzeugung?
DigiBasiX erzeugt ZUGFeRD 2.2 direkt aus dem Rechnungsprozess. Das PDF wird mit eingebettetem XML versehen, validiert vor dem Versand gegen EN 16931 und an den Kunden gesendet. Wie ZUGFeRD im Alltag eingesetzt wird, zeigt die E-Rechnung in der Praxis. Empfangs-seitig liest DigiBasiX die XML-Daten ein, gleicht mit Bestellungen ab und legt die Bewegung in der Buchhaltung zur Freigabe vor. Archivierung GoBD-konform.
Häufige Fragen
Fragen zu ZUGFeRD
Was bedeutet ZUGFeRD ausgeschrieben?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist der deutsche Hybrid-Standard für elektronische Rechnungen: ein menschen-lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten im Innern.
Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von XRechnung?
ZUGFeRD ist Hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), XRechnung ist reines XML. Im B2B ist ZUGFeRD beliebter weil das PDF wie eine klassische Rechnung wirkt. Im B2G (öffentliche Auftraggeber) ist XRechnung Pflicht, ZUGFeRD nur in der Profil-Variante ZUGFeRD-Extended-für-B2G zulässig.
Welche ZUGFeRD-Version ist EN 16931-konform?
ZUGFeRD ab Version 2.0 ist mit EN 16931 abgeglichen. Aktuell gültig im B2B-Pflicht-Kontext ist ZUGFeRD 2.2 (oder höher). Frühere Versionen 1.x sind veraltet und sollten nicht mehr eingesetzt werden.
Erzeugt DigiBasiX ZUGFeRD automatisch?
Ja. DigiBasiX erzeugt ZUGFeRD 2.2 direkt aus dem Rechnungsprozess. Das XML wird strukturiert in das PDF eingebettet, validiert gegen EN 16931 und an den Kunden ausgeliefert. Empfangs-seitig liest DigiBasiX die XML-Daten automatisch aus.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD 2.2 hat mehrere Profile mit zunehmender Detail-Tiefe: BASIC (Grunddaten), EN 16931 (volle europäische Norm), EXTENDED (erweiterte deutsche Felder, ersetzt im B2G die XRechnung). DigiBasiX kann alle relevanten Profile erzeugen.
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