E-Rechnungspflicht 2025
E-Rechnungspflicht ab 2025. Was B2B-Unternehmen jetzt umsetzen müssen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 und 2028 — abhängig vom Vorjahresumsatz — gilt die Pflicht auch für das Versenden. Wer jetzt handelt, ist rechtzeitig vorbereitet.
XRechnung CII · Factur-X / ZUGFeRD · XML-Import · Vorprüfung · Hosting in Deutschland
Was gilt ab wann
Die E-Rechnungspflicht gilt stufenweise — Empfang zuerst, Versand folgt.
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine bloße Ablehnung oder das Weiterleiten an eine Privatadresse ist nicht mehr zulässig.
Für das Versenden gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für alle übrigen B2B-Unternehmen gilt die Sendepflicht ab dem 1. Januar 2028.
Hinweis: Diese Darstellung basiert auf dem Stand der gesetzlichen Regelungen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für verbindliche Aussagen zu Fristen und Pflichten wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
Zeitplan auf einen Blick
- 01.01.2025 — E-Rechnungen empfangen können: Pflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen
- 01.01.2027 — E-Rechnungen versenden: Pflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €
- 01.01.2028 — E-Rechnungen versenden: Pflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen
Formate
XRechnung und ZUGFeRD — die zwei relevanten Formate.
Beide Formate enthalten strukturierte XML-Daten. Der Unterschied liegt in der Darstellungsform und im Anwendungsfall.
Factur-X / ZUGFeRD
Hybrides Format: Das XML wird in eine PDF-Datei eingebettet. Das Dokument ist für Menschen lesbar und für Softwaresysteme maschinenlesbar. Für die meisten regulären B2B-Rechnungen die empfohlene Wahl — Profile Basic und Extended.
Profile: Basic · Extended (für B2B empfohlen)
XRechnung
Reines XML-Format ohne eingebettetes PDF. Nur einsetzen, wenn der Empfänger dieses Format ausdrücklich verlangt — vor allem im Kontext öffentlicher Auftraggeber und bestimmter Beschaffungsprozesse.
Profil: XRechnung CII
Was eine E-Rechnung nicht ist
Eine PDF-Rechnung — auch wenn sie per E-Mail versendet wird — ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine E-Rechnung enthält strukturierte XML-Daten, die Softwaresysteme direkt auslesen und weiterverarbeiten können.
PDF per E-Mail ≠ E-Rechnung
Was konkret nötig ist
Drei Anforderungen — in dieser Reihenfolge.
Die Empfangspflicht gilt bereits. Wer auch den Versand strukturiert einführen möchte, braucht dafür alle drei Bausteine.
Jetzt Pflicht
E-Rechnungen empfangen
Eingehende XML-E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X) müssen entgegengenommen und verarbeitet werden können. Der strukturierte XML-Import in DigiBasiX liest die enthaltenen Daten direkt aus — kein OCR, kein manuelles Abtippen.
Jetzt vorbereiten
E-Rechnungen verarbeiten
Importierte XML-Rechnungen werden in DigiBasiX geprüft, dem Lieferanten zugeordnet und abgeschlossen. Freigegebene Belege bilden die Grundlage für den Kontoabgleich und die DATEV-nahe Übergabe.
Ab 2027 / 2028
E-Rechnungen versenden
Ausgangsrechnungen aus DigiBasiX werden als E-Rechnung nach Factur-X / ZUGFeRD oder XRechnung ausgegeben. Das Modul ergänzt den bestehenden Rechnungsprozess — Spezialwissen zu E-Rechnungsstandards ist nicht erforderlich.
DigiBasiX E-Rechnungs-Modul
Empfang und Versand in einem Modul — ohne Prozessbruch.
Das DigiBasiX E-Rechnungs-Modul deckt beide Seiten der Pflicht ab: eingehende XML-E-Rechnungen strukturiert importieren und ausgehende E-Rechnungen im richtigen Format erzeugen.
XML-Import eingehender E-Rechnungen
XML-Dateien werden aus einem definierten Ablageort eingelesen. Enthaltene Daten werden geprüft, dem Geschäftspartner zugeordnet, der Import kontrolliert abgeschlossen. Ausschließlich XML-Dateien — kein OCR.
E-Rechnungen erzeugen
Aus bestehenden Ausgangsrechnungen erzeugt das Modul die XML-Datei im gewählten Format. Vorprüfung prüft fehlende Angaben vor der Ausgabe. Die erzeugte Datei ist direkt an der Rechnung abgelegt.
Vorprüfung und Validierung
Vor der Ausgabe prüft das Modul Stammdaten, Empfängerangaben, Zahlungsdaten und steuerliche Zusatzangaben. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden gemeldet — bevor Fehler entstehen.
Häufige Fragen
Fragen zur E-Rechnungspflicht 2025
Gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen?
Ja — die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen. Ausnahmen für Kleinunternehmer bestehen nicht. Für die Sendepflicht gelten Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch zulässig?
Für die Empfangspflicht ist entscheidend, dass das Unternehmen XML-E-Rechnungen entgegennehmen kann. Übergangsweise dürfen Rechnungen unter bestimmten Bedingungen weiter als PDF versendet werden — die Sendepflicht greift gestaffelt ab 2027 bzw. 2028. Klären Sie die genaue Regelung mit Ihrem Steuerberater.
Was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD?
Beide Formate enthalten strukturierte XML-Daten. ZUGFeRD (auch Factur-X) bettet das XML in eine PDF-Datei ein — das Ergebnis ist für Menschen lesbar und maschinenlesbar. XRechnung ist eine reine XML-Datei. XRechnung wird nur eingesetzt, wenn der Empfänger dieses Format ausdrücklich verlangt.
Müssen DigiBasiX-Nutzer ihre bisherigen Prozesse vollständig umstellen?
Nein. Das E-Rechnungs-Modul in DigiBasiX ergänzt den bestehenden Rechnungsablauf um die E-Rechnungsfunktion als zusätzlichen Schritt. Bestehende Rechnungen, Stammdaten und Prozesse bleiben erhalten. Was zusätzlich gepflegt werden muss: Empfängerangaben, Leitweg-ID und weitere Pflichtangaben am Geschäftspartner.
Jetzt handeln
Die Empfangspflicht gilt bereits. Zeigen Sie sich bereit.
In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie das E-Rechnungs-Modul in DigiBasiX den Empfang und die Erzeugung von E-Rechnungen abdeckt — und welche Schritte für Ihr Unternehmen konkret anfallen.
Weiterführend: E-Rechnungs-Modul im Detail · Eingangsrechnungen (PDF/Scan) · DATEV-nahe Übergabe