Glossar · E-Rechnung
E-Rechnung, rechtliche Definition, Format-Pflicht, Umsetzung
Die E-Rechnung ist nicht jede PDF per Mail, sie ist eine strukturierte Rechnung nach EN 16931. Hier was rechtlich gilt, welche Formate zulässig sind und wie DigiBasiX die Pflicht ab Werk erfüllt.
Definition
Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn?
Rechtlich nach § 14 UStG: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sowohl die automatische Verarbeitung als auch die elektronische Übermittlung ermöglicht. Konkret: XRechnung (XML), ZUGFeRD 2.x (Hybrid), oder andere EN 16931-konforme Formate. Eine PDF-Rechnung per Mail ist KEINE E-Rechnung im rechtlichen Sinn, sie ist nur eine elektronisch übermittelte Bild-Rechnung.
Bedeutung
Was bedeutet die E-Rechnung für mein KMU?
Zwei konkrete Pflichten: erstens Empfang (seit 2025), Ihr System muss strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können, sonst riskieren Sie operative Probleme bei Lieferanten die jetzt schon E-Rechnungen versenden. Zweitens Versand (ab 2027 gestaffelt), Sie müssen aktiv E-Rechnungen versenden statt PDF. Beides erfordert eine Software die das beherrscht.
Anforderungen
Welche gesetzlichen Anforderungen muss die E-Rechnung erfüllen?
Drei Kern-Anforderungen: erstens EN 16931-Konformität (gilt für XRechnung + ZUGFeRD 2.x), zweitens GoBD-konforme Archivierung 10 Jahre unveränderlich, drittens Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (typisch via Hash/Signatur oder revisionssicherer Speicherung). Hinzu kommen Format-spezifische Pflichten, bei B2G die Leitweg-ID, bei Auslandsrechnungen Spezifika.
Abgrenzung
Wie unterscheidet sich E-Rechnung von normaler PDF-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung enthält die Daten als Bild oder Text, sie ist menschen-lesbar, aber kein System kann strukturiert daraus extrahieren ohne OCR. Eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) hat die Daten strukturiert (XML), Systeme lesen Rechnungsnummer, Betrag, USt, Positionen direkt aus, ohne OCR-Fehlerrisiko. Das ist der entscheidende Unterschied, Maschinen-Lesbarkeit.
Umsetzung
Wie unterstützt DigiBasiX bei der E-Rechnungspflicht?
DigiBasiX deckt beide Pflichten ab: ausgangsseitig erzeugt es XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus dem Rechnungsprozess (Validierung gegen EN 16931 vor Versand). Eingangsseitig liest es strukturierte Rechnungen automatisch ein, gleicht mit Bestellungen ab, archiviert GoBD-konform 10 Jahre, und übergibt die Buchungsdaten an DATEV. Keine externen Add-ons nötig.
Häufige Fragen
Fragen zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn?
Eine E-Rechnung ist nicht jede PDF-Rechnung per Mail. Rechtlich definiert (§ 14 UStG) ist sie eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Das umfasst XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0, sowie andere EN-16931-konforme Formate.
Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Seit 1. Januar 2025. Jedes deutsche B2B-Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen können, egal ob aktiv erwartet oder nicht. Ein nicht-Empfangen-Können bedeutet juristisch nicht, dass die Rechnung unwirksam ist.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Versende-Pflicht gestaffelt nach Unternehmensgröße: ab 1.1.2027 für Unternehmen mit über 800.000 EUR Jahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle anderen B2B-Unternehmen. Bis dahin sind PDF-Rechnungen im B2B noch übergangsweise zulässig.
Welche Format-Optionen habe ich für E-Rechnungen?
XRechnung (reines XML, Pflicht für B2G) oder ZUGFeRD 2.x (Hybrid PDF+XML, beliebter im B2B). Beide sind nach EN 16931 konform. DigiBasiX erzeugt beide Formate ab Werk und lässt Sie pro Kunde wählen.
Wie unterstützt DigiBasiX bei der E-Rechnungspflicht?
DigiBasiX erzeugt E-Rechnungen (XRechnung + ZUGFeRD) direkt aus dem Rechnungsprozess, validiert gegen EN 16931, liest eingehende E-Rechnungen strukturiert aus, archiviert GoBD-konform und übergibt strukturierte Belege an DATEV.
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