ERP + CRM in einer Software
ERP und CRM in einem System — von Tool-Chaos zu einer Software für den deutschen Mittelstand
Lexoffice für die Buchhaltung, Excel-CRM für Kunden, Zettel für Aufträge, externes Tool für die Zeiterfassung — fünf Tools, fünf Logins, fünf Datenstände. DigiBasiX vereint CRM, Finance, Aufträge, Zeiterfassung, Projekte und Dokumente in einem System, mit DATEV nativ und Hosting in Deutschland.
Eine Datenquelle · Ein Login · CRM + Finance + Aufträge + Zeiterfassung + Projekte + Dokumente
Die Ausgangslage
Warum klappt der Wechsel von Lexoffice plus Excel-CRM oft nicht?
Drei typische Probleme: Erstens werden Kundendaten doppelt gepflegt — einmal in der Buchhaltung, einmal in der Excel-Liste, beide laufen auseinander. Zweitens fehlt der Bezug zwischen Aufträgen, Projekten und Rechnungen — wer hat wann was bestellt, abgerechnet, geliefert? Drittens wachsen Tool-Kosten linear mit der Mitarbeitendenzahl, ohne dass die Datenqualität steigt. Eine integrierte Lösung löst alle drei Punkte — die Frage ist, welche zum deutschen Mittelstand passt.
Drei Vorteile
Was DigiBasiX als integriertes ERP+CRM bietet
Eine Datenquelle
Kunden, Aufträge, Rechnungen in einem System
Ein Kunde, eine Kundenakte: Kontakthistorie, offene Angebote, laufende Projekte, gestellte Rechnungen, offene Posten — alles an einer Stelle. Keine doppelte Pflege zwischen CRM und Buchhaltung, keine Excel-Listen, die niemand pflegt.
Deutsche Standards
DATEV, GoBD und E-Rechnung ab Werk
Belege fließen aus dem operativen System direkt in die DATEV-Übergabe. E-Rechnungen werden automatisch im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erzeugt. GoBD-konforme Archivierung läuft im Hintergrund mit. Was bei Tool-Ketten manuell zusammengeführt wird, ist hier eingebaut.
Begleiteter Wechsel
Migration in Tagen statt monatelangem Projekt
Wir nehmen Ihre bestehenden Daten aus Lexoffice, sevDesk, Excel-CRM oder anderen Quellen, ordnen sie strukturiert ein und gleichen Workflows ab. Kein Big-Bang, kein Datenverlust, persönliche Begleitung durch die ersten Wochen.
Funktions-Umfang
Welche Funktionen sollte eine ERP+CRM-Kombination abdecken?
CRM
Kontakte, Leads, Pipeline
Firmen und Ansprechpartner, Kontakthistorie, Verkaufschancen mit Wahrscheinlichkeit und Stage, Aktivitäten und Wiedervorlagen — die operative Vertriebsarbeit eines KMU.
Finance
Angebote, Aufträge, Rechnungen, DATEV
Vom Angebot zum Auftrag zur Rechnung in einem Klick. Offene Posten und Mahnstufen direkt einsehbar. DATEV-Übergabe als ZIP-Export ohne Drittmodul.
Projekte + Zeit
Soll/Ist und Abrechnung
Projekte mit Aufgaben und Status, Zeiterfassung pro Mitarbeitendem und Projekt, abrechenbare Stunden direkt in die Rechnung übernehmen.
Lager
Bestand und Auftragsbezug
Artikelstamm mit aktuellem Bestand, Lagerbewegungen mit Beleg-Bezug, Reservierungen aus offenen Aufträgen sichtbar im Frei-Bestand.
Dokumente
ECM mit Beleg-Bezug
Dokumente lassen sich direkt an Kunden, Aufträge, Projekte oder Rechnungen anhängen — Volltext- und Stichwort-Suche, Versionierung, GoBD-Archivierung.
Reporting
Stammdaten-konsistente Auswertung
Listen, Filter und Exporte aus jedem Modul auf einer konsistenten Datenbasis. Detailtiefe wie DSGVO-Audits oder Profitabilitäts-Reports sind im Einführungsprojekt abzustimmen.
Vergleich
DigiBasiX vs. Tool-Chaos vs. Microsoft Dynamics vs. HubSpot+Lexoffice
| Kriterium | DigiBasiX | Lexoffice + Excel-CRM + Tool-Mix | Microsoft Dynamics 365 | HubSpot + Lexoffice |
|---|---|---|---|---|
| Kundendaten in einer Quelle | ✅ | ❌ Excel-CRM + Lexoffice doppelt | ✅ Suite | ⚠️ HubSpot-CRM + Lexoffice |
| Auftrag → Rechnung → DATEV in einem System | ✅ | ❌ Tool-Wechsel + Export | ✅ | ❌ Lexoffice extern |
| Zeiterfassung mit Auftragsbezug | ✅ | ❌ MOCO/Clockodo extern | ⚠️ Add-on | ❌ Drittmodul |
| Projekte mit Aufträgen + Belegen verknüpft | ✅ | ❌ separate Excel/Trello | ✅ | ⚠️ teilweise |
| Dokumentenmanagement integriert | ✅ ECM | ❌ Dropbox/Drive | ⚠️ Files-App | ⚠️ SharePoint |
| DATEV-Übergabe nativ | ✅ Kernfunktion | ✅ aber separat | ❌ Drittmodul | ⚠️ Lexoffice-Bridge |
| Hosting Deutschland | ✅ Terra Cloud | DE/EU | US-basiert | DE/EU |
| Tool-Anzahl operativ | 1 | 3–5 | 1 | 2–3 |
| Monatskosten skalierend pro Nutzer | planbar | linear pro Tool | linear | linear |
Ein System, eine Datenbasis, eine Compliance-Konfiguration — statt fünf Logins und zwei Datensätze.
Der Wechsel
Wie aufwändig ist der Umstieg von Einzeltools auf DigiBasiX?
Drei Phasen: Erstens Daten — wir übernehmen Kunden, Artikel, offene Posten, offene Aufträge aus Lexoffice, sevDesk oder Excel-Quellen. Zweitens Prozesse — wir richten Workflows an Ihren Betrieb an: wie laufen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zeiten? Drittens Mitarbeitende — kurze, fokussierte Schulungen pro Rolle, danach persönliche Begleitung in den ersten Wochen produktiv. Typische Dauer: zwei bis drei Wochen vom Kickoff bis zum operativen Betrieb. Bestehende Software läuft währenddessen parallel.
Häufige Fragen
Fragen zur ERP+CRM-Kombination
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
CRM verwaltet alles rund um Kunden und Vertrieb: Kontakte, Verkaufschancen, Aktivitäten, Kontakthistorie. ERP deckt die operativen kaufmännischen Prozesse ab: Aufträge, Lager, Finance, Projekte, Zeiterfassung. Eine ERP+CRM-Kombination wie DigiBasiX bringt beides in einer Software zusammen — sodass Kundendaten und operative Vorgänge nicht in getrennten Systemen liegen.
Brauche ich wirklich ein All-in-One-System oder reichen Tools mit Schnittstellen?
Für kleine Teams unter 10 Personen reichen oft Einzeltools mit Schnittstellen. Ab etwa 10 Mitarbeitenden wird die Pflege getrennter Datenbasen aufwändiger: Lieferadressen weichen ab, Kundennummern stimmen nicht überein, Reports lassen sich nicht zusammenführen. Eine integrierte Lösung spart genau dort Zeit. DigiBasiX ist auf KMU mit 10–100 Mitarbeitenden zugeschnitten.
Bleiben unsere Lexoffice- oder sevDesk-Daten beim Wechsel erhalten?
Ja. Wir exportieren strukturierte Daten (Kunden, Artikel, offene Posten, Rechnungen, Belege) aus Ihrem aktuellen System und überführen sie in DigiBasiX. Historische Buchhaltungsdaten bleiben in Ihrem bisherigen Tool zur GoBD-Aufbewahrung erhalten — DigiBasiX übernimmt ab Stichtag den operativen Betrieb.
Wie unterscheidet sich DigiBasiX von Microsoft Dynamics 365 oder SAP Business One?
Dynamics und SAP sind Enterprise-Suiten, technisch leistungsstark, aber Einführung und Betrieb verlangen ein eigenes IT-Team oder einen Implementierungspartner — Projekt-Zeitrahmen drei bis zwölf Monate, Kosten meist fünf- bis sechsstellig. DigiBasiX ist auf den Mittelstand zugeschnitten: Einführung in Wochen, vorinstallierte Compliance, persönliche Begleitung — ohne den Enterprise-Overhead.
Kann ich CRM und ERP einzeln aktivieren oder muss ich alles auf einmal nehmen?
Sie können mit den Modulen starten, die heute der Schmerzpunkt sind — zum Beispiel nur CRM + Angebote/Rechnungen — und Lager, Projekte oder Zeiterfassung später dazu schalten. Die Datenbasis bleibt durchgängig dieselbe, kein Re-Migration. Was wir gemeinsam definieren, ist die Reihenfolge der Module im Rollout.
Wie viele Mitarbeiter sollten ein Unternehmen haben, damit ein Wechsel sinnvoll ist?
DigiBasiX rechnet sich typischerweise ab etwa 10 Mitarbeitenden, weil ab dieser Größe die Pflege paralleler Tools (Lexoffice, Excel-CRM, externe Zeiterfassung) mehr Zeit kostet als ein integriertes System. Unter 10 Personen ist oft eine reine Cloud-Buchhaltung ausreichend. Die genaue Bewertung machen wir in der Demo anhand Ihrer konkreten Prozesse.
Demo
Tool-Chaos ablösen — in 30 Minuten gezeigt
Wir zeigen Ihnen, wie DigiBasiX Ihre Kundendaten, Aufträge, Rechnungen und Zeiten in einem System zusammenführt — kostenlos, persönlich, ohne Vertragsbindung.