Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen erfassen, prüfen und freigeben. Ohne Postfach-Chaos.
OCR liest relevante Daten aus dem Dokument aus. Ihr Team prüft und gibt frei. Danach steht der Beleg für Kontoabgleich und DATEV-Übergabe bereit.
PDF · Scan · Bild · OCR-gestützte Datenerkennung · Fachliche Prüfung & Freigabe · Kein XML-Import
Originaldokument und OCR-Erfassung nebeneinander — direkte Kontrolle der erkannten Felder
Das Problem
Wo Eingangsrechnungen heute Zeit kosten.
B2B-Unternehmen mit 10–100 Mitarbeitenden. Eingangsrechnungen funktionieren — aber sie kosten täglich mehr Zeit als nötig.
- Rechnungen kommen per E-Mail, Scan und Post — an verschiedenen Orten
- Daten werden manuell in andere Systeme abgetippt
- Wer eine Rechnung gerade bearbeitet, ist unklar
- Belegsuche vor dem Steuerberatertermin kostet Stunden
- Alle Eingangskanäle laufen an einem Ort zusammen
- OCR reduziert manuelles Abtippen auf ein Minimum
- Jede Rechnung hat einen klaren Bearbeitungsstatus
- Belege zentral abgelegt — sofort auffindbar
Lösungen
Was DigiBasiX für Eingangsrechnungen leistet.
Eingangsformate
PDF, Scan & Bild
Kein XML-Import. Dieser Prozess ist für Dokumente gedacht, die als Bilddatei vorliegen — nicht für E-Rechnungen.
Importkanäle
E-Mail, Upload, Scan
Rechnungen kommen über E-Mail-Anhang, manuellen Upload oder als eingescanntes Papierdokument ins System.
Datenerkennung
OCR liest aus
Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Betrag, Steuerangaben — vorausgefüllt. Kein manuelles Abtippen der Hauptfelder.
Ergebnis
Lieferantenrechnung
Aus dem Erkennungsvorgang entsteht ein Entwurf der Lieferantenrechnung — zugeordnet zum Lieferanten und Vorgang.
Qualitätssicherung
Prüfung & Freigabe
Erkannte Felder sichten, korrigieren, bestätigen. Die inhaltliche Entscheidung liegt immer beim Menschen — kein automatischer Durchlauf.
Nachvollziehbarkeit
Dokumentierter Verlauf
Wer hat wann was geprüft und freigegeben, ist festgehalten. Vollständige Grundlage für Kontoabgleich und DATEV-Übergabe.
Ablauf
Von der Rechnung bis zum Steuerberater – in vier Schritten.
Eingang
Beleg einreichen
E-Mail-Anhang importieren, Datei hochladen oder nach dem Scan einlesen. Alle Kanäle laufen an einem Ort zusammen.
Erkennung
OCR liest aus
Relevante Rechnungsdaten werden erkannt und als Lieferantenrechnung vorausgefüllt. Kein manuelles Abtippen der Hauptfelder.
Prüfung
Team prüft
Erkannte Felder sichten, korrigieren, Lieferant zuordnen. Die inhaltliche Entscheidung liegt beim Bearbeitenden — nicht beim System.
Freigabe
Freigeben & ablegen
Nach Freigabe ist der Beleg zugeordnet, dokumentiert und sofort auffindbar — bereit für Kontoabgleich und DATEV-Übergabe.
Weiterverarbeitung
Was nach der Freigabe passiert.
Die freigegebene Lieferantenrechnung ist kein Endpunkt — sie steht für weitere Prozesse bereit. Strukturiert, zugeordnet, nachvollziehbar.
Dokumentenmanagement
Freigegebene Belege werden dem Lieferanten und dem Vorgang zugeordnet abgelegt. Strukturierte Ablagelogik, klare Zugriffsrechte, strukturierte Auffindbarkeit.
Kontoabgleich
Freigegebene Lieferantenrechnungen bilden die Abgleichbasis für Zahlungsausgänge. Offene Posten werden sichtbar, bezahlte Vorgänge eindeutig zugeordnet.
DATEV-nahe Übergabe
Nur freigegebene Belege fließen in die Buchhaltungsvorbereitung ein. Vollständigere Grundlage, weniger Rückfragen beim Steuerberater.
Häufige Fragen
Fragen zum Eingangsrechnungs-Prozess.
Welche Dateiformate können eingelesen werden?
PDF-, Scan- und Bilddateien. Rechnungen aus E-Mail-Anhängen lassen sich direkt importieren, Papierdokumente nach dem Scannen hochladen. XML-Dateien (XRechnung, ZUGFeRD) gehören zum E-Rechnungs-Modul und werden dort separat verarbeitet.
Was erkennt OCR — und was muss manuell geprüft werden?
OCR liest Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Betrag und Steuerangaben aus. Die Qualität der Erkennung hängt von Dokumentqualität und Layout ab. Unvollständige oder fehlerhafte Erkennungen sind möglich — deshalb ist die fachliche Prüfung durch einen Menschen verbindlicher Bestandteil des Prozesses.
Was ist der Unterschied zum E-Rechnungs-Import?
Der Eingangsrechnungs-Prozess verarbeitet PDF-, Scan- und Bilddokumente per OCR. XML-E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden über einen separaten Import-Prozess eingelesen — direkt aus der XML-Struktur, ohne OCR. Beide Prozesse sind fachlich klar getrennt und haben eigene Seiten.
Wird die Lieferantenrechnung automatisch freigegeben?
Nein. Die fachliche Prüfung und Freigabe erfolgt durch einen Menschen. DigiBasiX strukturiert den Prozess und macht den Stand sichtbar — die inhaltliche Entscheidung trifft das System nicht.
Was passiert mit einer freigegebenen Lieferantenrechnung?
Nach der Freigabe ist der Beleg im Dokumentenmanagement zentral abgelegt und dem Vorgang zugeordnet. Er steht für den Kontoabgleich und als Belegbasis für die DATEV-nahe Übergabe bereit.
Muss ich meinen bisherigen Prozess komplett umstellen?
Nicht zwingend. Sie können mit dem Kanal beginnen, der heute den größten Aufwand verursacht, und den Prozess von dort ausbauen. Der Einstieg erfolgt über den konkreten Prozess — nicht über eine Generalmigration.
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Weiterführend: E-Rechnung (XML-Import) · Kontoabgleich · DATEV-nahe Übergabe · Dokumentenmanagement · Warum DigiBasiX